Le rôle d’un secrétaire d’école

Un secrétaire d’école a deux responsabilités principales. Sa première responsabilité est envers le directeur. Sa seconde s’adresse aux élèves et à leurs parents. Dans ces rôles, un secrétaire d’école organise, organise et supervise de nombreuses opérations de l’école. Le rôle que joue une secrétaire dans une école est intégral et multiforme.

Principal

L’horaire des réunions du directeur d’école est fixé par le secrétaire de l’école. La secrétaire garde la trace de l’endroit où le directeur est censé se trouver, avec qui elle rencontre et le but des réunions. La secrétaire écrit également des lettres pour la directrice et la tient au courant des activités quotidiennes de l’école.

Réunions

Être au courant des réunions qui ont lieu et de l’endroit où elles ont lieu fait partie du travail du secrétaire. Lorsqu’il y a une réunion de club étudiant, le secrétaire s’assure qu’un parrain du personnel est sur place pour superviser les étudiants. Le secrétaire s’assure également que le personnel est au courant des réunions du personnel et prépare et distribue les procès-verbaux des réunions à tous ceux qui en ont besoin.

Horaires

Une secrétaire d’école conserve une copie de l’horaire pour tous les enseignants et administrateurs. En gardant cet horaire, la secrétaire sait où les gens sont censés se trouver en cas d’urgence. La secrétaire sait quand se déroulent les sorties éducatives et où vont les élèves. Le secrétaire conserve et met à jour les horaires des cours.

Exercices d’évacuation en cas de catastrophe

Les exercices d’évacuation en cas de catastrophe sont une partie importante de la vie scolaire. Savoir quoi faire en cas d’urgence est important pour la sécurité des élèves et du personnel. La secrétaire de l’école veille à ce que l’exercice nécessaire soit effectué. Elle enregistre le temps qu’il faut aux élèves et au personnel pour se mettre en sécurité et fait rapport au directeur.

Commande

Commander des manuels scolaires et des fournitures de bureau est souvent le devoir du secrétaire. Il s’assure que les livres nécessaires pour l’année scolaire sont commandés et dans les salles de classe le premier jour de classe. Le secrétaire tient également un inventaire des fournitures de bureau et en commande davantage lorsque les stocks sont faibles.

Documents permanents

Les dossiers permanents des élèves et du personnel sont établis par le secrétaire. Les dossiers des élèves comprennent les dossiers d’immunisation, les notes, la discipline, l’assiduité et les rapports sur les blessures. Les dossiers du personnel comprennent les évaluations, les lettres disciplinaires, les sentences arbitrales et les plaintes.

Bases de données

Les bases de données sont souvent tenues à jour par le secrétaire de l’école. Les tableurs qui enregistrent d’année en année les résultats des tests, le nombre d’élèves par classe et les rapports d’accidents sont des exemples des types de bases de données qui sont souvent tenues à jour par une secrétaire d’école.