Description de poste d’un agent d’administration

On peut trouver un agent d’administration dans diverses industries, allant des entreprises de fabrication de produits, des cabinets d’avocats aux cabinets de services. L’agent gère les tâches administratives pour l’ensemble d’une organisation et agit en tant que « plaque tournante » pour la gestion de l’information et le soutien administratif. Un agent administratif peut superviser d’autres adjoints administratifs. Les autres titres professionnels utilisés pour ce poste sont gestionnaire de l’administration ou gestionnaire des services d’information.

Fonctions

Un agent administratif doit se spécialiser dans la communication orale et écrite. L’agent interagit avec le personnel de première ligne et la haute direction et, bien sûr, avec les collègues de travail. En règle générale, la communication entre un agent administratif et ces entités doit être professionnelle en tout temps. Un agent administratif délègue des tâches à d’autres adjoints administratifs pour qu’ils les exécutent et les complètent dans un délai raisonnable. Dans les petites organisations, l’agent administratif peut assumer la responsabilité supplémentaire des opérations financières sous forme de comptabilité et de tenue de livres.

Caractéristiques et fonctions de travail

Un agent administratif doit avoir de l’expérience dans la résolution de problèmes qui peuvent survenir en milieu de travail. On attend de l’agent qu’il favorise la motivation, la communication et la camaraderie entre les collègues et les autres branches de l’organisation. Les contraintes de temps et de manutention sont des caractéristiques qu’un agent administratif doit également posséder lorsqu’il s’occupe de questions de gestion de projet ou de service à la clientèle.

Compétences requises

La connaissance des applications informatiques est un must pour un agent administratif. La profession s’articule autour du traitement de l’information et des affectations par le biais de l’utilisation de l’ordinateur. La connaissance de divers logiciels de traitement de texte, de tableur, de comptabilité et de tenue de livres est importante pour le poste. L’agent doit être en mesure d’amorcer le dépannage de base des systèmes et des logiciels au niveau de l’utilisateur final. L’agent administratif doit avoir une bonne connaissance de la planification stratégique de l’entreprise, du leadership et de la coordination des ressources humaines et matérielles afin d’offrir un soutien optimal à la clientèle.

Environnement de travail

Un agent d’administration travaille dans un environnement de bureau avec des collègues et d’autres membres du personnel. L’environnement de travail est une affectation rapide où les gens demandent des données internes, de l’information ou des conseils sur les procédures administratives. L’administrateur peut également effectuer des tâches telles que la recherche de nouveaux espaces de travail, le contrôle budgétaire pour l’organisation et la formation. La plupart des agents administratifs travaillent 40 heures par semaine. S’il y a un projet spécial avec une date limite, les agents administratifs peuvent justifier et approuver les heures supplémentaires pour le personnel administratif.

Éducation et salaire

La plupart des agents administratifs sont promus à ce poste. Le cheminement de carrière d’un agent d’administration se fait par l’apprentissage du travail d’adjoint administratif. La plupart des écoles professionnelles offrent un diplôme de deux ans en services administratifs, tandis que les collèges de quatre ans classent les cours d’agent administratif comme des cours à option pour obtenir un baccalauréat en administration des affaires. En juin 2010, le revenu médian annuel d’un agent administratif se situait entre 23 527 € et 34 629 €.