La réunion d’affaires est aussi vieille que les affaires elles-mêmes. En fait, vous ne pouvez pas diriger une entreprise sans au moins une réunion d’affaires occasionnelle. Souvent, les réunions d’affaires se composent de collègues au sein d’une même entreprise ou d’un même service, mais parfois les réunions exigent la présence de personnes de l’extérieur de votre entreprise. Lorsque ce cas se présente, il est particulièrement important que vous sachiez comment rédiger une invitation à une réunion d’affaires. Il y a plusieurs éléments d’information clés que vous ne voulez pas laisser de côté, comme la logistique et l’ordre du jour des réunions.
Élaborez l’ordre du jour de votre réunion avant de tenter de rédiger une invitation à une réunion d’affaires. Il est important de savoir ce qui sera discuté à la réunion pour s’assurer que les bonnes personnes sont invitées. De plus, les invités seront intéressés à connaître le but de la réunion avant de s’engager à y assister.
Créez une liste d’invitations. N’invitez que les personnes dont la présence est requise pour qu’une réunion d’affaires productive ait lieu. Assurez-vous qu’un membre de votre personnel de soutien est disponible pour prendre des notes ou des procès-verbaux de réunion, au besoin.
Sélectionnez une heure de réunion. Si vous invitez des personnes de l’extérieur de votre entreprise, gardez vos invités à la réunion au premier plan de votre esprit. Choisissez un moment qui convient à tout le monde. Par exemple, ne planifiez pas une réunion pour commencer à la première heure du matin si votre plateforme de réunion doit voyager plus d’une demi-heure pour arriver à l’endroit.
Sélectionnez un lieu de réunion. Choisissez un lieu propice à une réunion. À moins que la réunion ne soit un déjeuner ou un dîner de réunion, choisissez un endroit, comme une salle de conférence, où vous disposez d’un contrôle du climat et du bruit.
Adressez-vous aux personnes que vous invitez à votre réunion d’affaires en fonction de votre familiarité avec chaque personne. Si vous travaillez régulièrement avec une personne, utilisez le prénom de cette personne dans votre invitation écrite. Si vous êtes moins familier avec quelqu’un que vous invitez, une approche plus formelle devrait être adoptée.
Inclure la logistique de la réunion, comme la date, l’heure et le lieu de la réunion. Cette information devrait se démarquer et être facile à trouver. Utilisez une police de caractères gras ou indiquez séparément les données logistiques dans le corps de l’invitation.
Inclure un ordre du jour provisoire avec la convocation à votre réunion d’affaires. Si l’ordre du jour est relativement concis, vous pouvez inclure l’ordre du jour ou un bref résumé de l’ordre du jour dans le texte de la convocation. Toutefois, si l’ordre du jour est relativement approfondi ou technique, inclure l’ordre du jour dans un document séparé.
Inclure l’information RSVP. Les réunions d’affaires s’appuient sur l’apport des plates-formes de réunion. Vous devez vous assurer qu’il y aura des représentants à la réunion pour fournir des commentaires sur chacun des points à l’ordre du jour. La gestion d’une réunion réussie comprend le fait de savoir à l’avance qui a l’intention d’assister à la réunion et de reporter la réunion s’il y a un manque à gagner dans la participation prévue. Exiger un RSVP par téléphone ou par courriel, et inclure votre nom ou le nom du membre du personnel responsable de la collecte de l’information RSVP.
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