Les assistants généraux accomplissent diverses tâches administratives au cours d’une journée. Selon le Bureau of Labor Statistics, ce domaine en pleine expansion exige des connaissances informatiques pour obtenir les meilleurs résultats dans le processus d’embauche. De nombreux postes d’assistante générale temporaire et à temps partiel sont disponibles, ce qui rend ce poste idéal pour quelqu’un qui recherche de la flexibilité dans son travail.
Activités professionnelles
Les assistants généraux peuvent travailler avec des ordinateurs, y compris le matériel et les logiciels, selon les besoins de l’entreprise. D’autres activités au cours d’une journée de travail comprennent la communication avec d’autres personnes par courriel, par la poste ou par téléphone, la fourniture de renseignements divers sur demande, la préparation de documents, le classement, le traitement des documents et l’enregistrement de l’information. Les autres activités professionnelles comprennent la communication avec les clients ou d’autres personnes à l’extérieur de l’organisation, la communication avec les personnes à l’intérieur de l’organisation, ainsi que la planification et l’organisation du travail pour les autres. Les activités d’un assistant général sont plus variées que les autres postes en raison de la grande variété de milieux dans lesquels ils peuvent être employés.
Contexte de travail
Les tâches spécifiques de l’assistant général dépendent de l’employeur. Parlez à l’organisation de la description de poste spécifique de leur poste d’assistant général pour mieux comprendre ce qui est attendu, car l’environnement et le contexte de travail peuvent varier considérablement d’un endroit à l’autre. Par exemple, un assistant dans le cabinet d’un médecin peut utiliser un logiciel médical spécialisé, organiser les médicaments et traiter l’assurance maladie. Cela diffère du travail d’un assistant d’entreprise, qui peut préparer des présentations de bureau, organiser des réunions et relire des documents. Un assistant dans une entreprise manufacturière peut passer son temps à maintenir les règlements de sécurité, à remplir les commandes de marchandises, à suivre la productivité des travailleurs de ligne et à discipliner et récompenser les employés.
Autres responsabilités
Un assistant général doit se comporter de manière responsable sur le lieu de travail. Se présenter à l’heure, s’habiller convenablement et entretenir de bonnes relations avec les superviseurs et les collègues de travail sont toutes des tâches qu’un assistant général est censé accomplir. Le poste peut exiger de l’assistant qu’il travaille de façon autonome et qu’il crée son propre horaire, de sorte que de bonnes compétences organisationnelles sont nécessaires. Les responsabilités peuvent également varier en fonction de l’expérience de l’assistant. Un assistant inexpérimenté dans un cabinet d’avocats, par exemple, peut faire des photocopies, classer des documents et répondre au téléphone. Un assistant expérimenté dans ce même contexte peut s’occuper de la facturation, superviser d’autres assistants et aider à la préparation des documents juridiques.
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