Une partie de l’amélioration en tant que professionnel est l’art d’accepter la critique et de l’appliquer à vos pratiques de travail. De nombreuses entreprises et départements universitaires sollicitent les commentaires d’examinateurs de l’extérieur afin d’obtenir des conseils sur la façon d’améliorer leurs opérations. L’examinateur a la tâche de rédiger une lettre ou un rapport professionnel qui fournit une rétroaction dans les domaines demandés et comprend des renseignements clairs et bien organisés qui seront crédibles et utiles pour l’organisation.
Écrivez votre lettre de rétroaction sur du papier à en-tête d’apparence professionnelle. Le papier à en-tête établit vos références professionnelles et crée une apparence solide et crédible. Type « Chère Madame/Monsieur (nom du superviseur) » suivi d’un deux-points. Sauter un autre espace de ligne. Tapez la date complète. Sauter un espace de ligne.
Commencez la lettre en remerciant le superviseur de la possibilité de visiter son établissement. Détaillez l’hospitalité que vous avez particulièrement appréciée.
Faites une déclaration complémentaire globale qui passe brièvement en revue les domaines spécifiques qui ont été bien exécutés ou bien gérés au sein de l’organisation. Cela créera des sentiments positifs parmi ceux qui reçoivent la rétroaction. Même si votre évaluation globale a été très négative, vous pouvez toujours trouver quelque chose de positif et constructif à signaler.
Donner une analyse point par point de chaque section de l’organisation ou du département. Par exemple, si votre évaluation portait sur le département d’anglais d’une université, vous pourriez commencer par évaluer le chef de département. Donnez des critiques et des commentaires très précis sur la façon dont elle s’acquitte de chacune de ses responsabilités.
Détailler les points forts à retenir ainsi que les éléments qui pourraient être plus efficaces et proposer des suggestions concrètes pour chaque critique. Par exemple, si vous remarquez que le chef de département a pris du retard dans les évaluations des instructeurs, vous pouvez écrire : » Le chef de département fournit des évaluations très complètes et détaillées ; cependant, les évaluations sont souvent remises en retard, peut-être en raison de son désir de rédiger des évaluations très complètes. À l’avenir, elle devrait envisager d’omettre les détails non essentiels afin de réduire le temps dont elle a besoin pour remplir les rapports. ». Cet énoncé offre une critique directe, mais il félicite la directrice pour sa rigueur en même temps plutôt que de se concentrer uniquement sur son incapacité à remettre les évaluations à temps.
Évaluer chaque département, puis chaque employé clé au sein du département. Examiner en profondeur les fonctions de chaque service et la façon dont les employés clés s’acquittent de ces fonctions.
Offrez une évaluation globale des éléments négatifs que vous avez découverts et rédigez un plan d’action pour le ministère afin de les résoudre. Ce plan comprendra des éléments de toutes les critiques que vous avez soulignées dans les critiques individuelles.
Inclure une explication détaillée des forces importantes du ministère, y compris des compliments pour les employés clés dont le rendement est exceptionnel. Discutez de la façon dont le ministère peut tirer parti de ces forces.
Donner une brève évaluation globale du ministère, avec les forces et les faiblesses importantes incluses.
Terminez en remerciant à nouveau le superviseur et fournissez vos coordonnées au cas où le superviseur aurait d’autres questions.
Terminez votre lettre par l’expression « Sincèrement » et votre nom au complet. Signez au-dessus de votre nom dactylographié à l’encre bleue ou noire.
Faites plusieurs copies de la lettre. Conservez une copie pour vos dossiers. Postez une copie supplémentaire au patron du superviseur s’il en a fait la demande. Postez l’original directement au superviseur.
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