Le rapprochement mensuel des comptes de bilan est le seul moyen de s’assurer que les données financières d’une entreprise sont correctement enregistrées dans les livres comptables. Le rapprochement des comptes de bilan protège une société contre les erreurs de déclaration dans les états financiers de la société, ce qui peut entraîner des erreurs lors de la préparation de la déclaration de revenus fédérale de la société. De nombreux comptables créent des feuilles de calcul Microsoft Excel pour faciliter le rapprochement des comptes du grand livre général (GL) avec la documentation externe.
Tapez le nom du compte du grand livre général et le numéro de compte du grand livre général au haut de la feuille de calcul Excel. Vous pouvez taper les noms et les numéros directement dans les cellules d’Excel et le logiciel formatera correctement les entrées.
Entrez le mois et l’année à rapprocher sous le nom et le numéro du GL.
Tapez « Solde de fin par PG » dans la première colonne de la feuille de calcul, à quelques lignes en dessous de l’en-tête.
Inscrivez le montant final contenu dans le compte du grand livre général dans la deuxième colonne de la feuille de calcul sur la même ligne que l’étiquette « Solde final par PG ».
Tapez « Solde de clôture par (document source) » dans la première colonne de la feuille de calcul sous la ligne qui contient « Solde de clôture par PG ». Les documents sources comprennent, par exemple, les rapports sur les comptes débiteurs, les rapports sur les comptes créditeurs et les listes d’actifs.
Inscrivez le solde final selon le document source pour ce compte du grand livre général dans la deuxième colonne de la feuille de calcul sur la même ligne que l’étiquette « Solde final par (document source) ».
Tapez « Différence » sur la ligne suivante dans la première colonne.
Créez un calcul dans la deuxième colonne à côté de l’étiquette « Différence » qui soustrait le total du document source du solde du grand livre général de fin. Il s’agit du montant qui doit être rapproché.
Créez une section sous la ligne de différence appelée « Éléments de rapprochement ».
Énumérer chaque élément créant une différence de rapprochement dans la section des éléments de rapprochement. Inclure une explication de chaque article et le montant de l’article. Un exemple de poste de rapprochement peut être un paiement d’acompte qui a été comptabilisé sur le compte bancaire mais qui n’a pas été comptabilisé sur le compte du client.
Créez un calcul à la fin de la section Éléments de rapprochement qui totalise le montant des éléments de rapprochement. Lorsque le total des éléments de rapprochement est égal au total de « Différence », alors vous avez correctement rapproché le compte.
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