Une téléconférence est un appel de groupe entre collègues, famille ou amis. Une personne initie l’appel et transmet l’information aux autres. Comme son nom l’indique, vous organisez une conférence ou une réunion par téléphone. Il y a un certain nombre d’avantages et d’inconvénients à la téléconférence que vous devriez considérer avant de choisir cette méthode de réunion.
Sommaire de cette fiche pratique
Ordonnancement immédiat et souplesse d’emploi du temps.
Vous pouvez établir une téléconférence en quelques minutes. Il existe des services de téléconférence en ligne qui vous permettent de vous connecter, de régler la date et l’heure de votre appel et de récupérer un numéro de téléphone et un numéro d’identification personnel, ou NIP, pour les distribuer à vos participants presque instantanément. Les participants à l’appel ont aussi beaucoup de flexibilité. Les appelants peuvent partir et revenir à la discussion quand ils le désirent.
Capacité d’enregistrer
Un autre avantage de la téléconférence est que vous avez la preuve de qui a participé à l’appel et vous pouvez également faire enregistrer l’appel. Donc, s’il y a des différends ou des questions au sujet des modalités d’une entente verbale qui a été conclue par téléphone, vous pouvez simplement vous référer à l’enregistrement ou à la transcription de l’appel. Vous pouvez également envoyer une copie de l’appel par courriel à chaque participant. Cela aidera vos clients, collègues et travailleurs à être plus efficaces. Par exemple, si vous discutiez d’un projet à terminer, un employé peut rejouer l’appel afin de clarifier son rôle dans le projet.
Difficile d’officialiser
Lors d’une réunion normale, une personne est généralement désignée pour agir en tant que parlementaire au cours de la procédure. Le parlementaire est une personne neutre qui empêche la discussion de s’écarter du sujet, sert de médiateur et garde la réunion courte. Cependant, lorsque vous avez une réunion téléphonique, les gens sont moins enclins à respecter et à reconnaître le parlementaire. Par conséquent, une téléconférence peut être difficile à gérer et à officialiser.
Impersonnel
Comme cette téléconférence remplace une réunion en personne, il peut s’agir d’une façon très impersonnelle de faire des affaires ou de discuter de questions avec votre groupe. Vous ne pouvez pas regarder dans les yeux d’une personne lorsqu’elle parle ou regarder ses mouvements pour évaluer son humeur, sa signification ou son intention. Il est plus difficile pour les membres d’établir des liens solides les uns avec les autres. Si vous remplacez les réunions en personne par des téléconférences, les membres de votre groupe pourraient, avec le temps, commencer à se déconnecter les uns des autres.
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