Le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration est un document juridique décrivant ce qui s’est passé au cours d’une réunion donnée. Le procès-verbal confirme que le conseil s’acquitte de ses responsabilités légales et de son devoir de diligence. Le procès-verbal doit refléter ce qui s’est passé pendant la réunion afin que quelqu’un qui n’était pas présent puisse comprendre ce qui s’est passé. Les procès-verbaux des réunions devraient être dactylographiés dans un format uniforme pour chaque réunion (voir les ressources pour un exemple de document).
Préparez votre réunion en créant un modèle de procès-verbal. Le procès-verbal doit contenir les éléments suivants : le nom de l’organisation, s’il s’agit d’une réunion ordinaire ou extraordinaire, la date de la réunion, l’heure de début et de fin, une description des points à l’ordre du jour et les noms des personnes présentes. Cette partie du document peut être préparée à l’avance.
Prenez des notes détaillées pendant la réunion. Chaque ordre du jour présenté doit comporter une description complète et une résolution. Par exemple, si le budget d’exploitation annuel et les états financiers trimestriels font l’objet de discussions, le procès-verbal devrait indiquer les détails, les membres de l’appui et les membres de l’opposition. Consigner si la motion a été approuvée ou non. Tous les commentaires ou suggestions concernant l’ordre du jour doivent également être notés. Toute mesure de suivi doit également être énumérée.
Énumérer les noms des membres du conseil qui ne sont pas présents à la réunion. L’absence à une réunion ne libère pas le membre du conseil d’administration de ses fonctions.
Tapez le procès-verbal de la réunion peu de temps après la fin de la réunion, alors que l’information est encore fraîche dans votre esprit. Le procès-verbal devrait être distribué à tous les membres du conseil d’administration pour examen avant la prochaine réunion prévue. Les membres du conseil d’administration ont l’occasion de faire des suggestions de modifications au procès-verbal. Une fois le procès-verbal finalisé, il doit être signé par les responsables de l’organisation. Le procès-verbal est maintenant un document permanent et devrait être conservé dans un endroit sûr.
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