Les réceptionnistes sont responsables de l’assistance et de l’information d’une organisation ou d’une entreprise. Ils sont vitaux pour leurs employeurs parce qu’ils aident non seulement à maintenir le bon fonctionnement de l’entreprise, mais aussi à la représenter auprès du public. On s’attend à ce que les personnes intéressées par cette carrière aient de bonnes opportunités, surtout si elles possèdent un large éventail de compétences en bureautique et technologique. Les réceptionnistes travaillant dans le domaine médical ou dentaire gagnent généralement des salaires plus élevés, selon le Bureau of Labor Statistics.
Service à la clientèle
Il est essentiel que les réceptionnistes aient d’excellentes compétences en matière de service à la clientèle, car ils sont le premier point de contact d’une entreprise ou d’une organisation. Ils sont chargés d’accueillir les visiteurs et de les diriger vers la bonne personne, le bon bureau ou le bon département au sein d’une organisation. Les réceptionnistes utilisent des téléphones à plusieurs lignes pour aider le public et répondre aux questions des appelants. Ils prennent aussi des rendez-vous, en particulier ceux qui travaillent pour des entreprises de services ou des établissements de soins de santé. Il est essentiel que les réceptionnistes aient de solides compétences en communication et un haut niveau de professionnalisme, car ils peuvent avoir à aider des membres du public confus ou en colère.
Compétences de commis
Bien que les réceptionnistes fournissent principalement de l’aide au public, de nombreux employeurs s’attendent à ce qu’ils contribuent au bon fonctionnement du bureau. Ils ont besoin de solides compétences en bureautique ou en bureautique pour répondre à cette attente. Les réceptionnistes devraient comprendre la gestion des documents afin de maintenir efficacement les dossiers. Ils doivent également être en mesure de trier le courrier entrant et sortant, de coordonner les horaires du personnel et de superviser la planification des réunions ou des événements. Certains réceptionnistes ont également besoin de compétences en tenue de livres, selon la BLS.
Compétences technologiques
L’utilisation d’ordinateurs et d’autres équipements de bureau constitue une part importante du travail des réceptionnistes. Ils utilisent souvent des téléphones d’affaires à lignes multiples, des télécopieurs, des calculatrices d’impression, des photocopieurs et des machines à affranchir. Comme de plus en plus d’entreprises et d’organisations s’affranchissent du papier, les compétences informatiques deviennent encore plus importantes pour les réceptionnistes. Par exemple, ils peuvent avoir besoin d’accéder aux dossiers électroniques des patients s’ils travaillent pour un établissement de soins de santé. Bien qu’on s’attende à ce que les réceptionnistes exécutent des tâches de base comme l’envoi de courriels et la saisie de documents dans des programmes de traitement de texte, ils doivent aussi posséder des compétences dans d’autres programmes informatiques. Ils peuvent être amenés à travailler avec des bases de données ou des tableurs. Certaines entreprises ont un logiciel d’ordonnancement que les réceptionnistes doivent utiliser pour fixer des rendez-vous. Les réceptionnistes qui ont des tâches de tenue de livres devraient maîtriser le logiciel comptable choisi par leur employeur. De plus, ils devraient être à l’aise de travailler avec l’Internet afin d’effectuer rapidement des recherches sur des sujets, des personnes ou des lieux.
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