Bien que les lettres d’affaires constituent toujours une forme importante de communication professionnelle, de nouvelles façons de correspondre avec les clients sont à la disposition du propriétaire de l’entreprise. Ces méthodes, comme le courrier électronique ou la vidéoconférence, illustrent à la fois les avantages et les inconvénients de la lettre écrite traditionnelle. Une entreprise bien équilibrée tire profit de tous les outils de communication utiles.
Sommaire de cette fiche pratique
Preuve de communication
Les lettres écrites fournissent un dossier physique de la correspondance d’affaires ; elles peuvent être classées, retirées pour référence et conservées pendant des années. Quel que soit le type de technologie, les mots imprimés sur papier sont un support que tout le monde peut comprendre. C’est un avantage par rapport au courrier électronique ; bien que le courrier électronique puisse être imprimé, la réception d’une lettre d’affaires ne nécessite pas d’autres étapes que de l’ouvrir, de la lire et de la classer. L’impression des courriels comme confirmation écrite doit inclure une imprimante en état de fonctionnement ainsi que de l’encre et du papier adéquats. Même si ces éléments essentiels sont couverts, les bourrages papier, les problèmes de logiciel et les pannes de programme de courrier électronique peuvent interférer avec la transformation d’un message électronique en un message écrit. Lorsqu’un appel téléphonique d’affaires est fait, chaque personne peut interpréter le résultat différemment, parce qu’il n’y a pas de preuve visuelle de la conversation ; une lettre d’affaires énonce clairement les termes de toute rencontre professionnelle afin que les deux parties comprennent les affaires en cours.
Courtoisie et langue
Les lettres d’affaires ont souvent un ton plus professionnel que les courriels. Même dans le monde des affaires d’aujourd’hui, les gens envoient des courriels remplis d’argot, d’émoticônes et de détails personnels. Personne ne dessine un smiley et n’inclut une citation de film préféré au bas d’une lettre de vente, mais les gens le font tous les jours par courriel. L’utilisation courtoise des titres et des salutations est également négligée lorsque l’on fait des affaires par courriel. Bien qu’il s’agisse d’un comportement d’apprentissage, il est très répandu. La langue est plus polie et plus professionnelle lorsqu’elle est dactylographiée sur du papier à en-tête officiel et physique, puis postée ou livrée au destinataire, ce qui lui donne un avantage professionnel.
Temps
Comme le dit le vieil adage, « Le temps, c’est de l’argent », et le temps est le désavantage des lettres d’affaires. L’envoi d’une lettre par la poste prend du temps ; une lettre peut même être perdue, endommagée ou détruite pendant le transport. Les appels téléphoniques d’affaires, les vidéoconférences et les courriels sont des moyens rapides et presque instantanés de communiquer avec un client, et les affaires vont plus vite. L’attente d’une lettre d’affaires importante peut prendre quelques jours ou quelques semaines, selon la distance entre les participants.
Entreposage
Si les lettres d’affaires peuvent être classées, elles prennent aussi beaucoup de place. La nature physique de la lettre finit par être un désavantage lorsqu’il s’agit de stockage. Certaines entreprises ont des salles entières remplies de classeurs contenant plusieurs décennies de communication, de l’espace qui pourrait être utilisé pour de nouveaux bureaux ou de l’équipement. Comme la communication électronique ne nécessite pas de papier, plusieurs années de courriels s’insèrent facilement sur un disque dur externe ou une clé USB, et peuvent être stockés dans un tiroir de bureau.
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