La file d’attente d’impression n’est plus visible une fois que les documents sont imprimés, mais une liste des fichiers qui ont été imprimés peut être trouvée. Peu informatif, les paramètres suivants peuvent être récupérés : nom du fichier, type et taille du fichier, compte utilisé, date et heure, et nom de l’imprimante. Le contenu imprimé n’est pas visible, ce qui signifie que cette information est de nature statistique. Les utilisateurs à domicile, en particulier ceux qui n’ont qu’une seule imprimante, peuvent ne pas considérer cette information utile, mais les petites entreprises peuvent vaguement contrôler et identifier les impressions excessives ou les abus. Pour une entreprise, l’utilisation d’un logiciel de surveillance d’imprimante spécifique permet d’obtenir plus de données et de meilleurs résultats détaillés.
Cliquez sur le bouton « Démarrer ». Tapez « MSINFO32 » sans les guillemets, dans la boîte de recherche juste au-dessus du bouton « Démarrer ». Sous Windows Vista et XP, la boîte de recherche contient les mots « Démarrer la recherche ». Sous Windows 7, il est écrit « Programmes et fichiers de recherche ».
Cliquez une fois sur « msinfo » qui apparaît en haut de la colonne. La boîte de dialogue Informations système s’ouvre. Dans le volet de gauche, sous « Résumé du système », vous trouverez les mots « Environnement logiciel ».
Cliquez sur le petit signe plus (+) à gauche de « Environnement logiciel » pour agrandir le menu. Cliquez sur les mots « Print Jobs ». « Refreshing Information » apparaîtra dans le volet de droite après quelques secondes jusqu’à environ une minute, selon votre système.
Ajustez la largeur de la colonne dans le volet droit en passant votre souris sur la fine ligne verticale qui sépare « Document » de « Taille » en haut du volet. Lorsque la flèche noire à double tête apparaît, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser la ligne pour lire tout le texte de la colonne « Document ». Effectuez cette étape pour élargir chaque colonne que vous souhaitez lire.
Cliquez sur « Fichier » dans la barre d’outils en haut de cette fenêtre et sélectionnez « Imprimer » si vous souhaitez imprimer la liste des travaux d’impression. Sélectionnez « Exporter » pour enregistrer la date dans un fichier texte. Bien qu’il soit possible d’enregistrer les données dans un fichier de données.NFO, il n’est pas recommandé.
Obtenir et installer un logiciel de surveillance d’imprimante, à partir d’une source fiable. Un bon logiciel de surveillance peut suivre tous les aspects de l’utilisation de l’imprimante, comme la limitation du temps d’utilisation et le nombre d’impressions autorisées par personne. Les tendances peuvent être tracées et analysées et des rapports personnalisés peuvent être mis en place et même envoyés par e-mail à des personnes sélectionnées.
Configurez le logiciel selon vos besoins. Une fois le logiciel en place, toute l’activité d’impression sera collectée et résumée.
Familiarisez-vous avec votre logiciel, car une bonne surveillance de l’imprimante permet d’économiser du toner, de l’encre, du papier, de l’argent et de l’environnement. L’historique d’impression sera toujours disponible une fois le logiciel installé.
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