La rédaction d’une lettre officielle est régie par l’étiquette, qui énonce les règles de style et de format, mais cette étiquette ne s’applique pas nécessairement aux lettres personnelles. Les lettres d’affaires, cependant, suivent l’étiquette ; la question est de savoir à qui ? Lorsqu’il s’agit de la complexité de l’étiquette de l’écriture de lettres, les opinions divergentes abondent, mais s’adresser à deux personnes différentes dans la même lettre n’a pas besoin d’être gênant ou déroutant.
Sommaire de cette fiche pratique
Lettres personnelles
Les lettres personnelles sont, par définition, informelles. Vous n’avez pas besoin d’une adresse intérieure en haut d’une lettre personnelle ; vous pouvez simplement commencer par « Chère Jane et John ». Dans le corps de la lettre, si les commentaires sont destinés à l’un ou l’autre, utilisez simplement le nom du destinataire : « John, j’ai lu un article l’autre jour, je pense que vous apprécierez vraiment » ou « J’ai vraiment apprécié notre appel téléphonique la semaine dernière, Jane ». Toutefois, il est fort probable que, si vous écrivez une lettre personnelle, les informations que vous transmettez sont destinées aux deux destinataires.
Lettres formelles — Deux personnes, même adresse
Les lettres officielles exigent une adresse intérieure. Si vos destinataires sont des collègues de travail à la même adresse, inscrivez chaque nom sur une ligne distincte, en omettant les titres (à moins qu’ils soient tous les deux courts et qu’ils s’inscrivent sur la même ligne que le nom). Ensuite, selon le Gregg Reference Manual, Tenth Edition, tapez seulement les éléments d’adresse communs aux deux sous les noms. Votre salutation énumérerait alors les noms dans le même ordre que l’adresse.
Lettres officielles — Deux personnes, des adresses différentes
Selon le Manuel de référence Gregg, pour envoyer la même lettre à deux personnes à des adresses différentes, énumérer les noms, titres et adresses séparément, en bloc, l’un sous l’autre, avec une ligne blanche entre les deux. Ou bien, vous pouvez lister les blocs d’adresses séparés côte à côte.
Contradictions
Cynthia W. Lett, spécialiste de l’étiquette et du protocole, affirme qu’il n’est jamais correct d’adresser une lettre à deux destinataires. Elle préconise d’envoyer la même lettre à chaque destinataire, avec seulement le nom et l’adresse de ce destinataire sur la lettre. Au bas de chaque lettre, vous indiquez qu’une copie de courtoisie a été envoyée à l’autre destinataire. Le Manuel de référence Gregg suggère également que si la lettre a plusieurs destinataires, il peut être plus approprié d’adresser des lettres séparées à chaque personne et de placer un bloc de distribution à la fin de la lettre.
Toutefois, selon l’University of Northern Iowa (UNI) College of Business Administration, s’il y a plusieurs destinataires, tous les noms et adresses devraient figurer sur la lettre et chacun devrait recevoir une copie « originale » de la lettre. UNI avertit les auteurs de lettres de ne pas confondre les destinataires avec les personnes qui recevront une copie de courtoisie de la lettre à des fins d’information ou à d’autres fins.
Upshot
La meilleure façon de procéder est de choisir un style et de s’y tenir ou de suivre les lignes directrices établies par votre organisation. Beaucoup d’entreprises ont leur propre style d’écriture – et les lignes directrices qui l’accompagnent – qui peuvent ou non suivre l’étiquette traditionnelle de l’écriture de lettres.
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