Microsoft Excel est un tableur financier qui permet de suivre les revenus, les dépenses et plus encore. Si vous avez besoin d’un peu d’aide pour créer des formules, des pages et les points les plus fins d’Excel, vous pouvez envisager de télécharger un modèle gratuit d’une feuille Excel du grand livre général. Les modèles facilitent les entrées, mais peu d’entre eux incluent des formules pour garder un total courant.
Téléchargez un modèle de grand livre général Excel disponible à partir de l’un des sites gratuits fournis. Le modèle devrait fonctionner dans toutes les versions Excel. Un grand livre général est un enregistrement des transactions de chaque compte dans votre système comptable. Étant donné que l’utilisation d’un grand livre général et de techniques comptables appropriées nécessite l’utilisation d’une comptabilité en partie double, chaque opération saisie affecte deux comptes.
Cliquez dans la cellule juste au-dessus du « 1 » et à gauche du « A ». Cela mettra en évidence toute la page de la feuille du grand livre général. Maintenez les touches « CTRL » et « C » pour copier la feuille. Cliquez sur le bouton « Insérer » dans la barre de menu du haut et faites défiler vers le bas jusqu’au bouton « Feuille de travail », puis cliquez. Cliquez dans la cellule du coin supérieur gauche au-dessus du « 1 » et à gauche du « A » dans la nouvelle feuille de calcul et maintenez les touches « CTRL » et « V » pour coller le modèle de grand livre général dans une autre feuille. Dans ce modèle, il y a de l’espace pour saisir les transactions du grand livre général pour neuf comptes différents.
Créez au moins cinq feuilles identiques, ce qui vous donne un total de 45 comptes différents dont vous pouvez faire le suivi. La première feuille devrait être pour les comptes chèques, les comptes d’épargne ou les comptes de paie ; donnez-lui le titre « Comptes bancaires ». Vous créez le titre en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’onglet dans le coin inférieur gauche étiqueté « Feuille 1 » et en choisissant le bouton « Renommer ». La deuxième feuille devrait être pour les comptes « Revenus ». Il s’agit notamment du revenu tiré des ventes, du revenu tiré des services et du remboursement des frais payés.
La troisième feuille devrait être pour les comptes de « dépenses ». Il s’agit notamment des loyers payés, des services publics, de la main-d’œuvre et des permis ou des taxes. La quatrième feuille devrait être pour les comptes « Equity », y compris l’investissement initial pour le démarrage de l’entreprise, les tirages effectués pour le propriétaire et tout réinvestissement dans l’entreprise. Enfin, la cinquième feuille devrait porter sur le « passif », y compris les prêts pour les bâtiments, les véhicules, l’équipement et les cartes de crédit.
Créez des feuilles supplémentaires pour les secteurs où il y a plus de neuf comptes. Si par hasard l’une des catégories a plus de neuf comptes, « Dépenses » par exemple, créez une ou deux feuilles supplémentaires et renommez-les « Dépenses 2 » et « Dépenses 3 ». Un numéro doit être attribué à chaque compte que vous créez. En règle générale, tous les comptes bancaires commencent par 10, les comptes de revenus par 20, les comptes de dépenses par 30, les comptes de capitaux propres par 40 et les comptes de passif par 50.
Notez les colonnes sur chaque entrée du grand livre général. Les colonnes de date et de description sont explicites. La colonne « Post Ref. » permet de saisir le numéro de l’autre compte affecté par l’opération sur la ligne. Les colonnes restantes sont « Débit », « Crédit » et « Solde ».
La plupart du temps, un débit à un compte ajoute de l’argent à ce compte, et un crédit retire de l’argent du compte. Pour chaque débit, il doit y avoir un crédit. Une autre façon d’y penser est la suivante : un débit est « ce que vous avez » et un crédit est « d’où il vient ».
Par exemple, vous payez 260 € pour votre facture d’électricité. Vous payez avec un chèque de votre entreprise. Demandez-vous ce que vous avez eu ? Vous avez obtenu 260 € d’électricité, alors débitez le compte des services publics (#3010) pour 260 €. Demandez-vous maintenant, d’où vient-elle ? Il provient de votre compte courant, alors créditez le compte bancaire (#1010) €260.
Dans le compte utilitaire mettez #1010 pour le Post Ref, et dans le compte bancaire mettez #3010 pour le numéro de compte.
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