Si vous essayez d’inclure un fichier au format PDF (Portable Document Format) en pièce jointe à un message électronique, un fichier de grande taille peut vous empêcher d’envoyer votre message. Dans ce scénario, vous devrez compresser le PDF en un fichier d’une taille appropriée pour l’attacher à un e-mail.
Déterminez la taille actuelle du fichier PDF que vous souhaitez envoyer par e-mail. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône PDF et choisissez « Propriétés » dans le menu déroulant. Prenez note de la taille du fichier.
Vérifiez la taille maximale du fichier que vous pouvez utiliser pour votre pièce jointe. Vérifiez auprès de votre fournisseur d’accès Internet (FAI) ou de l’administrateur du serveur de messagerie pour confirmer la taille maximale d’une pièce jointe. Demandez la taille maximale des pièces jointes que votre destinataire peut également recevoir. Notez la taille maximale, car vous devrez réduire la taille de votre fichier pour répondre à cette exigence. Microsoft Office recommande de limiter la taille d’un fichier joint à moins de 2 mégaoctets (Mo) comme meilleure pratique.
Ouvrez votre fichier PDF à l’aide d’Adobe Acrobat Professional. Localisez l’option « Avancé » dans le menu en haut de l’application et cliquez sur « Avancé ». Sélectionnez « PDF Optimizer » dans le menu déroulant. Selon l’Office of Educational Development de l’Université de l’Arkansas pour les sciences médicales, vous pouvez compresser un fichier PDF de plus de 90 % à l’aide de l’outil d’optimisation PDF d’Adobe Acrobat Professional.
Vérifiez à nouveau la taille du fichier de votre document en utilisant le lien approprié dans le PDF Optimizer—dans Adobe Acrobat 7.0 Professional, cliquez sur le bouton « Audit Space Usage ». Modifiez les paramètres spécifiques associés à votre type de document et à son contenu, si les paramètres par défaut n’ont pas suffisamment compressé votre fichier – par exemple, utilisez le panneau « Pages numérisées » pour réduire la résolution d’un document numérisé.
Donnez un nom de fichier pour le fichier PDF compressé et enregistrez-le à un endroit dont vous vous souviendrez. Vérifiez la taille du fichier de votre nouveau PDF en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’icône PDF et en choisissant « Propriétés » dans le menu déroulant. Vérifiez que la taille du fichier ne dépasse pas la taille maximale de pièce jointe que vous avez déterminée avec l’aide de votre FAI ou de l’administrateur du serveur de messagerie. Composez un nouveau message électronique, joignez votre fichier PDF compressé et envoyez votre message.
Pour aller plus loin : 1.
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