À l’approche du jour du mariage, le moment sera venu de dresser une liste finale des invités du mariage qui ne porte aucune trace de croix, de gribouillis, d’ajouts, de points d’interrogation ou de catégories « Liste A » et « Liste B ». Il est possible d’établir une liste complète et facile à consulter des invités qui reçoivent des invitations de mariage à l’aide de Microsoft Excel. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de ce programme pour placer les invités de mariage, et toutes leurs informations pertinentes, dans un seul document organisé.
Désignez les colonnes un et deux pour les noms des invités. La première colonne sera salutations (M. ou Mme) et la seconde pour les noms réels tels qu’ils seront écrits sur vos invitations de mariage. Par exemple, la première colonne contiendra « M. et Mme » tandis que la deuxième colonne contiendra « John et Jane Smith and Family ». Ceci vous aidera à alphabétiser, si désiré, sans que la salutation du nom ne biaise les résultats.
Désignez les deux colonnes suivantes pour les numéros d’invités par partie. La première colonne indiquera le nombre d’adultes dans le groupe, tandis que la deuxième colonne indiquera le nombre d’enfants. N’hésitez pas à coder par couleur les cellules individuelles dans la colonne pour vous aider à faire la différence entre ceux qui auront besoin d’entrées pour adultes et ceux qui auront besoin d’entrées pour enfants.
Ajoutez une colonne qui indiquera si le ou les invités seront présents ou non. Cette colonne peut également être codée par couleur en fonction de la réponse. Ou bien, créez une colonne supplémentaire pour avoir les colonnes « Présence » et « Ne pas assister ».
Continuez d’ajouter d’autres colonnes en fonction de vos besoins organisationnels individuels. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne qui déterminera si les clients doivent recevoir un cadeau de bienvenue dans leur chambre d’hôtel, ou une colonne qui indique où les clients séjourneront.
Additionnez les chiffres dans les colonnes « Adultes » et « Enfants » une fois que vous avez fini d’entrer tous vos invités en surlignant la colonne et en cliquant sur le bouton « Autosum ». Ensuite, mettez en évidence et « Autosum » les deux totaux pour un décompte instantané des invités.
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