Le commis à la paie s’assure que les chèques de paie sont exacts et opportuns. Selon le Bureau of Labor Statistics, les commis à la paie apprennent habituellement leurs compétences en cours d’emploi. Les employeurs favorisent les diplômés du secondaire pour ce poste ; l’éducation postsecondaire n’est pas une exigence. La paie s’accompagne d’une grande responsabilité ; si les chèques de paie sont erronés, les employés s’inquiètent. Par conséquent, le commis à la paie doit satisfaire à un certain nombre de qualifications.
Sommaire de cette fiche pratique
Expérience de bureau
Les postes de commis à la paie exigent habituellement de six mois à un an d’expérience en bureautique. La commis à la paie travaille dans un bureau, et elle devrait bien travailler avec les autres et avoir la capacité de s’intégrer en conséquence. Elle devrait comprendre l’importance de suivre le protocole du bureau, comme un code vestimentaire, et elle devrait savoir comment utiliser l’équipement de bureau, comme les télécopieurs et les imprimantes.
Compétences en informatique
De nombreux employeurs utilisent un logiciel de paie pour traiter leur paie. Par conséquent, la connaissance des bases de données sur la paie est un plus. Il existe un certain nombre de programmes de paie ; plus le commis à la paie en sait, plus il devient commercialisable. De plus, l’employeur peut utiliser un tableur pour faire le suivi des heures de travail des employés ou pour préparer les registres de paie. Par conséquent, la compréhension des tableurs et des programmes de traitement de texte est également un plus. Si le commis à la paie connaît ces programmes, il signale à un employeur éventuel qu’il aura besoin de moins de formation.
Possibilités d’entraînement
Le commis à la paie doit être hautement formable. Certains employeurs embaucheront un commis à la paie si elle manque d’expérience mais fait preuve de volonté d’apprendre et possède certaines qualités sous-jacentes, comme de solides compétences en mathématiques. Le commis à la paie travaille sous étroite surveillance et doit avoir la capacité de suivre les instructions correctement. Plus précisément, s’il s’oppose à être interrogé par son supérieur plusieurs fois par jour sur l’avancement de son travail, il ne durera pas longtemps dans cette position. Elle doit aussi apprendre rapidement, être capable de saisir les politiques salariales de l’entreprise et de les appliquer rapidement et avec précision.
Réactivité
Les erreurs de paie sont inévitables. Elles peuvent résulter d’une erreur humaine ou d’un dysfonctionnement du système. Quelle qu’en soit la raison, le commis à la paie peut être appelé à aider à les résoudre. Elle doit comprendre l’importance de répondre efficacement aux demandes de renseignements sur la paie. Il doit également rester calme pendant les moments de turbulence, par exemple lorsque les employés sont contrariés par des chèques de paie incorrects.
Concentration
Le gestionnaire de la paie rassemble et affiche les données de paie, conformément à la BLS. Mais dans certaines organisations, le commis à la paie peut servir d’assistant à un responsable de la paie, comme le superviseur de la paie ou le gestionnaire de la paie. Elle peut être amenée à traiter l’ensemble de la masse salariale, ce qui nécessite une grande concentration. S’il veut satisfaire ou dépasser les attentes de son emploi, il doit se concentrer sur l’essentiel.
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