Les événements spéciaux peuvent être des outils de financement efficaces pour les organismes de bienfaisance. La planification d’un tel événement commence par la clarification de votre vision. Organiserez-vous une vente aux enchères, un gala ou un concert bénéfice ? Vous avez beaucoup d’options. Vous aurez très probablement besoin d’un parrainage pour organiser l’événement. Vous devez rédiger une lettre de proposition efficace à l’intention des parrains potentiels et l’envoyer avec une proposition complète. Une fois que le parrainage de l’événement est en place, invitez les invités qui sont en mesure de faire un don à votre organisation une fois ou pour les années à venir.
Dressez une liste de tous les commanditaires potentiels. Faites une recherche sur l’histoire de leurs dons afin de pouvoir juger de ce qu’il faut leur demander. La liste devrait inclure des sociétés, des fondations et des personnes susceptibles d’être intéressées par votre événement et le travail de votre organisation. Dressez la liste de leurs coordonnées, y compris le nom d’une personne que vous approcherez dans chaque cas.
Rédigez une brève description de votre organisation, y compris ses objectifs et son histoire. Rédigez une autre courte description de l’événement que vous souhaitez organiser. Conservez-les dans un ou deux paragraphes chacun. Vous inclurez des informations plus détaillées sur les deux dans le paquet que vous envoyez, mais pour la lettre, restez bref.
Écrivez un paragraphe ou deux sur la visibilité que les commanditaires recevraient s’ils commanditaient votre événement. La plupart des parrains potentiels voudront savoir que leur participation sera visible. Concentrez-vous sur le nombre de personnes attendues et sur la publicité que vous ferez pour l’événement. Mentionnez combien d’espace publicitaire sera disponible pour les commanditaires lors de l’événement et dans la période précédant l’événement. Approximativement, combien d’opportunités existent pour que leurs noms soient vus. Montrer comment leur parrainage sera un investissement.
Écrivez un paragraphe sur la façon dont le parrainage aidera à monter l’événement. Expliquez brièvement les niveaux de parrainage que vous structurez, comme un montant supérieur ou inférieur à un certain montant. Décrivez ce que l’argent aidera : location d’espace, restauration, divertissement et autres besoins. Les commanditaires veulent savoir exactement où ira leur argent. Si d’autres parrains ont déjà signé, mentionnez-le.
Compiler les paragraphes sur l’organisation, l’événement, les avantages du parrainage et le type d’aide que vous demandez. Ceci est votre lettre de proposition. Envoyez-le aux parrains potentiels avec la trousse de proposition. Inclure dans la proposition des descriptions complètes et complètes de votre organisation, de l’événement et de la manière dont il aidera l’organisation, ainsi que les niveaux de parrainage que vous demandez. Ajoutez des rapports sur des événements similaires que vous avez tenus ou, s’il s’agit d’un événement répétitif, vantez son succès les autres fois.
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