Exigences légales des descriptions d’emploi

Dans « The Job Description Handbook », Marjorie Mader-Clark décrit une description de poste comme « un document vivant » et « l’outil de base que vous utilisez pour embaucher, mesurer et gérer la performance de chacun de vos employés ». Les descriptions de poste doivent être à jour, exactes, claires et conformes à la loi pour être utiles aux gestionnaires et aux employés. Les descriptions d’emploi sont des documents importants pour la défense juridique contre la discrimination ou les demandes de congédiement injustifié.

Éviter la discrimination

La discrimination en matière d’emploi est illégale en vertu des lois fédérales et des lois des États. Bien que la plupart des lois fédérales anti-discrimination s’appliquent aux entreprises ayant un nombre minimum spécifique d’employés, de nombreuses lois des États sont appliquées et appliquées plus largement. Éviter d’utiliser dans les descriptions d’emploi un langage qui est ou pourrait être mal compris comme étant discriminatoire en raison de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de la religion, du sexe, de l’âge, du statut de citoyen et du handicap.

Faites attention aux exigences en matière de langue et d’aisance, car cela peut sembler être une tentative de présélectionner les candidats en fonction de leur origine nationale si la capacité linguistique spécifique n’est pas une exigence de l’exécution du travail. Utilisez un langage inclusif, en évitant les termes sexués tels que « vendeur » et utilisez plutôt « vendeur ». Éviter l’apparence de préjugés liés à l’âge avec des termes tels que  » jeunes diplômés préférés  » ou  » jeunes candidats énergiques et jeunes recherchés « . Veillez à éviter la discrimination fondée sur le handicap en définissant clairement les fonctions essentielles de l’emploi, car une personne qualifiée pour exécuter des fonctions essentielles ne peut être exclue en raison d’un handicap.

Éviter de miner le statut d’emploi At-Will.

En vertu de la Doctrine de l’emploi volontaire, l’emploi est considéré comme étant volontaire et indéfini pour les employés et les employeurs. Les employés peuvent démissionner en tout temps pour une raison quelconque ou sans raison, et les employeurs peuvent congédier, mettre à pied ou refuser d’embaucher des candidats, ou modifier les conditions d’emploi en tout temps, pourvu qu’il n’y ait pas de violation des lois sur l’emploi, le travail et la discrimination. Les descriptions d’emploi ne doivent pas contenir un langage qui indique ou implique que l’emploi est autre chose qu’un emploi à volonté. Par exemple, la description d’emploi d’un poste permanent à temps plein dans le domaine des ventes ne devrait pas indiquer de dates précises de début et de fin d’emploi, ce qui en ferait un contrat de travail exécutoire.

Éviter les atteintes à la vie privée

Une description de poste est utilisée dans le processus de recrutement par les gestionnaires d’embauche et les candidats. Les gestionnaires d’embauche interrogeront les candidats sur leurs compétences, leurs aptitudes et leur expérience en ce qui a trait à l’information contenue dans la description de travail. Les candidats exprimeront leur intérêt pour l’emploi et poseront des questions sur l’emploi en se basant sur l’information contenue dans la description de l’emploi. Toute référence à la vie privée des candidats, comme l’état matrimonial, les affiliations politiques ou les activités et comportements hors service, donne à tort aux intervieweurs l’impression qu’ils doivent interroger les candidats à leur sujet et leur donner l’impression qu’ils ont besoin de répondre à des questions à leur sujet.

Éviter les écarts de classification des heures supplémentaires

La loi fédérale exige que les employeurs paient aux employés non exemptés des heures supplémentaires de temps et demi pour chaque heure travaillée plus de 40 heures par semaine. Les descriptions d’emploi doivent documenter la classification et la définition des employés afin d’éviter la confusion et les divergences dans la paie. Le fait de décrire dans la description de travail une tâche horaire des employés non exemptés comme  » fait appel à un jugement indépendant « ,  » prend des décisions à sa propre discrétion  » et  » exempté « , ou le fait d’exiger qu’un employé exempté soit disponible pour faire des heures supplémentaires, crée des problèmes juridiques en matière de rapports et de paie.