Les vérifications sont effectuées par des entreprises, des organismes gouvernementaux et des organismes d’accréditation afin d’évaluer si les particuliers et les entreprises atteignent les résultats souhaités, documentent avec précision et se conforment aux normes établies. En outre, les audits peuvent aider à identifier les domaines à améliorer. La vérification peut être effectuée en évaluant des éléments d’information particuliers et en évaluant les résultats.
L’utilisation d’une liste de contrôle pour effectuer une vérification permettra de déterminer ce qu’il faut rechercher dans une vérification, la façon de mesurer les résultats et de fournir un processus de documentation pour la vérification.
Déterminez exactement ce que vous voulez vérifier et comment la vérification est réalisable. Considérez les résultats que vous souhaitez atteindre et qui est le mieux placé pour effectuer la vérification. Par exemple, si vous voulez vérifier le rendement d’un employé d’un centre d’appels, songez à examiner les statistiques moyennes des appels téléphoniques au cours d’une semaine typique pour vous assurer qu’ils respectent les normes de l’entreprise.
Documenter les questions qui répondront à une réponse définitive qui peut être mesurée ou notée. Par exemple, si vous vérifiez une politique par rapport aux normes d’accréditation, posez la question suivante : « Cette politique oblige-t-elle l’entreprise à xxxxx ? (Énumérer les exigences de la norme d’accréditation.)
Élaborer des mesures qui correspondent à chaque domaine de votre audit et déterminer la méthode de notation. Par exemple, si vous vérifiez si les employés ont suivi ou non une formation particulière, la réponse à votre question sera oui ou non. Créer une méthodologie pour obtenir une note globale ou une note de passage ou d’échec.
Créer une liste de contrôle ou un logiciel pour saisir les résultats de chaque vérification. La documentation de votre audit est importante pour prouver que vous avez terminé tous les aspects de l’audit et que vous avez noté chaque élément.
Effectuer des tests d’assurance de la qualité pour déterminer si les critères de votre vérification sont valides et s’ils correspondent aux résultats que vous voulez atteindre. Si la vérification échoue constamment ou ne produit pas les résultats escomptés, évaluez si vous effectuez la vérification correctement. Par exemple, si vous vérifiez la documentation du système et que la vérification échoue à plusieurs reprises, déterminez si vous examinez le secteur approprié du système où l’information devrait être saisie.
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