L’impression d’étiquettes d’adresse à partir d’un ordinateur personnel et d’une imprimante est un processus beaucoup plus rapide que l’adressage manuel des enveloppes. Les étiquettes d’adresse peuvent alors être utilisées pour les communications d’affaires et même pour les envois personnels tels que les lettres de vacances. La plupart des programmes de traitement de texte comprennent une fonction de fusion de courrier pour l’impression d’étiquettes d’adresses multiples à partir d’une base de données d’adresses. Il y a des étapes spécifiques à suivre lors de l’utilisation de Microsoft Word et Excel, bien que le processus général s’applique également à d’autres programmes de traitement de texte.
Configurez une feuille de calcul avec les champs que vous voulez inclure sur vos étiquettes d’adresse. Il s’agit généralement du nom, du titre ou du département, de la ligne d’adresse 1, de la ligne d’adresse 2, de la ville, de l’état, du code postal et du pays. Les champs doivent être tapés en haut de la feuille de calcul, et chaque ligne de la feuille de calcul doit contenir l’information pour une étiquette d’envoi. Sauvegardez la feuille de calcul sur votre disque dur. Sauter cette étape si vous avez déjà un fichier de données avec les informations de votre liste de diffusion.
Lancez une fusion de courrier dans votre programme de traitement de texte. Dans Microsoft Word 2007 ou 2010, faites-le en cliquant sur l’onglet « Mailings » et en cliquant sur « Step by Step Mail Merge Wizard » dans le groupe « Start Mail Merge ». Dans les versions antérieures de Microsoft Word ou d’autres programmes de traitement de texte, on peut appeler cela le gestionnaire de fusion de données.
Sélectionnez l’option qui indique que vous souhaitez créer des étiquettes. Créez un nouveau document et choisissez votre type de document en sélectionnant le code qui s’applique à votre taille d’étiquettes. Le code de l’étiquette se trouve sur la feuille d’étiquettes que vous insérerez dans votre imprimante.
Sous la fonction de sélection des destinataires, choisissez l’option d’utiliser une liste existante. Utilisez la fonction Parcourir pour naviguer jusqu’à l’emplacement de la liste sur votre disque dur.
Sélectionnez les destinataires spécifiques de votre liste que vous aimeriez inclure sur vos étiquettes d’adresse. Sélectionnez les destinataires individuellement ou sélectionnez tous les destinataires et désélectionnez les personnes que vous ne voulez pas inclure.
Organisez le contenu de vos étiquettes en spécifiant les champs d’information de la feuille de calcul des données à inclure sur l’étiquette. Inclure également des signes de ponctuation, comme une virgule entre les champs de la ville et de l’état.
Sauvegardez le document contenant la fusion de courrier en utilisant la fonction « Enregistrer sous » dans le menu « Fichier ».
Prévisualisez les étiquettes avant l’impression pour vous assurer que le formatage apparaît correctement. Si nécessaire, modifiez les étiquettes ou les destinataires pour corriger toute erreur.
Chargez vos feuilles vierges d’étiquettes d’adresse dans votre imprimante et sélectionnez « Imprimer » dans le menu « Fichier » pour imprimer vos feuilles d’étiquettes à adresses multiples.
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