Lorsque vous rédigez une déclaration officielle, une lettre ou un contrat, dans certains cas, le destinataire doit recevoir une copie notariée du document. Un document est notarié lorsqu’un notaire public (un professionnel chargé par l’État de témoigner de la signature de documents officiels) estampille et signe le papier. Vous pouvez commencer à créer un document notarié à l’aide de n’importe quel programme de traitement de texte.
Chargez votre traitement de texte. Rédigez votre document dans un format professionnel. Le format standard d’une lettre ou d’une déclaration commerciale est de placer votre nom et votre adresse tout en haut, puis la date, l’adresse complète du destinataire, la salutation (Chère Madame Smith), le corps et enfin la fermeture. Laissez une ligne blanche entre chaque élément du document (comme la date, le bloc d’adresse et le corps du document). Laissez le même espace en haut et en bas de votre document afin que votre document soit centré verticalement sur la page. Si vous composez un contrat, utilisez un modèle professionnel. Vous pouvez télécharger un modèle de contrat à partir de sites Web comme Onecle ou ContractStore.
Indiquez votre entreprise dans le corps du document. Soyez aussi détaillé que possible afin que le destinataire comprenne votre objectif et vos conditions. Inscrivez votre numéro de téléphone de contact et tout numéro de compte applicable sur le document.
Entrez votre salutation de clôture (comme « Sincèrement » ou « Salutations »), puis sautez deux lignes pour laisser un espace vide pour la signature. Inscrivez votre nom au complet à la fin de la lettre. Pour un contrat d’affaires, placez un X puis une série de soulignements où vous pouvez placer une signature, puis imprimez votre nom sous la ligne. La ligne vous donne un espace pour signer le document en présence du notaire.
Imprimez le contrat et déposez-le chez un notaire local. Les notaires agréés travaillent souvent dans les banques, les bureaux d’assurance et les bureaux d’encaissement de chèques, entre autres milieux d’affaires.
Présentez votre pièce d’identité émise par le gouvernement au notaire public en même temps que le document imprimé. Signez dans la zone que vous avez désignée au bas du document et permettez au notaire de l’estampiller pour le rendre officiel. Le notaire enregistre vos informations d’identification et la date dans ses dossiers.
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