Les concerts de musique font souvent payer l’entrée à l’événement, mais l’argent recueilli va à de nombreux articles différents associés à l’organisation de l’événement. Qu’il s’agisse de l’embauche de techniciens, de la location d’équipement, de la location du lieu et de la décoration, les coûts peuvent s’accumuler. Pour organiser un concert à but lucratif, il faut comprendre ces coûts et avoir des idées pour augmenter les flux de trésorerie avant et pendant l’événement.
Créez un budget pour le concert. Décidez de combien d’argent vous aurez besoin. Précisez ces coûts dans le budget autant que possible, y compris le lieu, les coûts de main-d’œuvre, les décorations, la location d’équipement et la publicité. Surestimer les coûts lorsqu’un chiffre est incertain, mais rester à l’intérieur d’une limite réalisable. Inscrivez les sources de revenus que vous avez déjà, comme les contributions personnelles, et les sources de financement que vous aimeriez rechercher, comme les commanditaires.
Négocier toutes les affaires liées au concert. Discutez des rabais que vous pouvez recevoir pour l’achat d’articles dans le cadre d’un forfait ou pour des affaires répétées avec une entreprise en particulier. Offrez des incitatifs à l’entreprise qui les encourageront à vous accorder des rabais, comme de la publicité gratuite à une table ou sur des affiches lors de votre événement.
Choisissez une date ou un ensemble de dates et une heure pour tenir le concert. Rien ne peut être réservé, planifié, vendu ou décidé jusqu’à ce que la date de l’événement soit connue. Choisir un week-end est plus susceptible d’attirer des foules plus importantes.
Réservez des musiciens, chanteurs ou groupes de musique pour votre événement. Discutez à l’avance du taux de rémunération. Déterminer les besoins technologiques des membres de la bande. Discutez des options de logement dont dispose le groupe s’il doit se rendre en ville pour l’événement.
Communiquez avec des commanditaires qui pourraient être intéressés à financer votre événement. Si votre concert est une collecte de fonds pour une cause caritative, de nombreuses organisations communautaires locales peuvent être prêtes à donner de l’argent pour aider à son organisation. Si vous planifiez un événement beaucoup plus important, songez au parrainage d’entreprise. Les grandes entreprises réservent souvent une partie de leur budget à des dons de bienfaisance ou à l’engagement communautaire, surtout en échange d’occasions de publicité lors de l’événement.
Réservez une salle pour le concert. Créez une liste des salles locales où vous aimeriez tenir le concert, en gardant à l’esprit le genre de musique et la taille du groupe. Commandez-les sur la liste de la plus désirée à la moins désirée. Appelez et découvrez les options de prix. Consultez tous les membres de l’équipe de votre comité d’organisation avant de réserver une salle.
Décidez du prix des billets et s’ils varieront selon l’emplacement des sièges dans la salle. Consultez votre budget pour voir combien vous devez couvrir les coûts de base avant de commencer à produire des profits. Déterminez si les ventes de billets sont gérées par la billetterie d’un lieu ou par votre organisation, ce qui peut être moins cher. Décidez si la vente des billets commencera à l’avance ou à la porte, ce qui peut augmenter les ventes de dernière minute. Imprimez vous-même les billets en papier au lieu de faire appel à une imprimerie.
Annoncez l’événement. Inscrivez l’événement sur des sites de concerts comme Ticketmaster.com. Affichez des dépliants autour de la communauté locale du site. Placez des annonces sur le site Web de votre entreprise ou de votre organisation. Distribuez des dépliants aux piétons dans la rue. Créez un événement Facebook. Passez une annonce à la radio locale.
Location de matériel son, audio et vidéo pour le concert pour la performance du groupe. Embaucher les techniciens nécessaires pour installer, faire fonctionner et démonter l’équipement le soir de l’événement.
Organiser la disponibilité des aliments et des boissons avant la date du concert. Engagez un traiteur pour venir servir de la nourriture ou préparer la nourriture pour l’événement à l’avance en faisant appel à des bénévoles. Préparer les aliments avec les membres de votre propre comité réduira les coûts. Faites appel à des bénévoles pour gérer les stands de nourriture.
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