Liste de vérification de la vérification de la paie

Pour effectuer une vérification de la paie, il faut avoir accès aux dossiers d’emploi et aux documents de paie appropriés. Avant de procéder à une vérification de la paie, assurez-vous d’avoir non seulement les documents requis, mais aussi les ressources et les renseignements nécessaires pour calculer les impôts et autres chiffres importants. Utilisez une liste de vérification de la paie, comme celle qui suit, pour vérifier que tout est en ordre avant la vérification.

Paie

Le Journal of Accountancy précise que vous devez vous assurer d’avoir un accès immédiat aux rapports trimestriels sur la paie afin d’effectuer la vérification. En l’absence de ces dossiers, la paie peut être impossible.

Dossiers d’impôt et calcul de l’impôt

Des copies des formulaires 940 et 941 que vous ou votre employeur avez déposés auprès de l’Internal Revenue Service (IRS) sont également nécessaires pour vérifier la paie. Le formulaire 940 enregistre les impôts de la Loi de l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) que vous ou votre employeur avez payés. Le formulaire 941 enregistre les impôts fédéraux et les impôts payés au gouvernement fédéral en vertu de la Loi fédérale sur les contributions aux régimes d’assurance (LSAF). Ce formulaire comprend les retenues d’impôt sur le revenu trimestrielles, les indemnités de chômage supplémentaires, ainsi que les indemnités de maladie. Le formulaire 941 énumère également les cotisations patronales et salariales à l’assurance-maladie et à la sécurité sociale. La liste de contrôle du Journal of Accounting pose également la question suivante : « Disposez-vous d’un système de calcul des retenues d’impôt fédéral et de l’impôt FICA ? Si ce n’est pas le cas, vous devriez en acquérir ou en élaborer un avant de procéder à votre vérification.

Formulaires additionnels

Si vous ou votre employeur employez des travailleurs immigrés ou naturalisés, vous devriez avoir des formulaires I-9 qui enregistrent leur éligibilité à l’emploi. Ces formulaires sont-ils facilement accessibles ? Si ce n’est pas le cas, assurez-vous d’en faire l’acquisition avant la vérification.

Dossiers d’indemnisation des accidents du travail

Tenez-vous des registres des fonds retenus pour les régimes de rémunération 401(k) des employés ? Ou d’autres régimes de retraite des employés ? La liste de ces documents devrait être disponible pour une vérification de la paie. Il est également nécessaire de mettre à jour les dossiers sur les fonds versés pour les paiements actuels d’indemnisation des travailleurs.

Ressources utiles : 1.