La rédaction du procès-verbal d’une réunion est un moyen efficace et utile de noter les points d’action, les décisions et les questions à résoudre au cours d’une réunion d’affaires où les gens peuvent être trop impliqués dans la discussion pour prendre des notes. Normalement, il y a un preneur de procès-verbaux désigné, dont la tâche est de prendre des notes pendant la réunion, de les organiser dans un format lisible et de les remettre aux participants à la fin de la réunion. Dans les réunions formelles, le procès-verbal de la réunion précédente doit être approuvé et accepté dans la transcription du procès-verbal de la réunion en cours par les plates-formes de réunion.
Déterminer si le quorum est atteint à la réunion en cours. Le quorum est défini comme le nombre minimum de membres nécessaires pour approuver une motion et prendre des décisions finales conformément aux règlements administratifs de l’association ou du groupe. Sans quorum, aucune réunion officielle ne peut avoir lieu.
Lisez ou demandez au secrétaire de l’association, du conseil d’administration ou du groupe de lire à haute voix le procès-verbal de la réunion précédente, en notant les personnes présentes et toutes les mesures qui ont été prises.
Discutez du procès-verbal de la réunion précédente, en faisant toutes les corrections avant l’approbation. La discussion doit être factuelle et amicale, et non pas ouvrir de vieux débats ou des conflits.
Demander une motion de l’assemblée. Le président ou le président du conseil d’administration, du groupe ou de la réunion demande une motion pour accepter le procès-verbal de la réunion précédente tel qu’il a été lu ou avec les changements discutés tels qu’ils ont été notés. La motion peut être présentée par n’importe quel membre votant du conseil d’administration et devra être appuyée par quelqu’un d’autre. Le procès-verbal précédent doit être accepté avant que la réunion en cours puisse avoir lieu.
Demandez à tous les participants de voter pour accepter le procès-verbal. Cela se fait par un vote à main levée, par la voix ou par le président qui demande à chaque participant individuellement. Notez dans le procès-verbal de la réunion en cours que les précédentes ont été acceptées.
Obtenir une copie de l’ordre du jour de la réunion afin de déterminer ce qui doit être discuté. Ceci indiquera le débit du procès-verbal à prendre. En vertu des Robert’s Rules of Order, comme point à l’ordre du jour, le procès-verbal de la réunion précédente doit être lu et accepté avant le début de la réunion.
Asseyez-vous à côté de la personne qui préside la réunion pour obtenir des éclaircissements au fur et à mesure que la réunion progresse. Utilisez un magnétophone pour saisir les délibérations et vérifier les notes une fois la réunion terminée.
Rédigez le titre du procès-verbal, en notant la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que le nom de chaque participant à la réunion.
Prenez des notes au fur et à mesure que la réunion se poursuit, en prenant note de chaque point à l’ordre du jour qui fait l’objet de discussions. Consigner les noms de ceux qui présentent des motions, ainsi que le fait qu’elles soient adoptées ou rejetées. Notez comment cette décision a été prise, que ce soit à main levée ou par une autre méthode.
Transcrire les notes de la réunion dès que possible après la fin de la réunion, pendant que les discussions sont encore fraîches.
Utilisez le modèle des réunions précédentes pour rédiger le procès-verbal en cours. S’il n’y a pas de procès-verbal précédent, créez un modèle indiquant clairement le titre de la réunion, la date et les participants.
Montrez clairement toutes les résolutions prises, avec tous les détails de cette résolution.
Joindre tout document supplémentaire présenté au cours de la réunion à joindre au procès-verbal en annexe.
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