Etiquette d’affaires japonaise pour le courrier électronique

Lorsque vous faites des affaires à l’étranger, il est nécessaire non seulement d’être conscient des différences culturelles entre les pays, mais aussi d’ajuster votre propre réponse à ces différences en conséquence. C’est particulièrement vrai lorsqu’on écrit un courriel à une entreprise japonaise ou à un prospect dont la langue principale n’est pas l’anglais, car même un simple faux pas devient beaucoup plus compliqué avec la barrière de la langue. En observant l’étiquette du courriel japonais dans un contexte d’affaires, vous prouvez votre volonté de comprendre la culture japonaise et, par extension, votre capacité d’adaptation aux besoins d’une entreprise.

Noms

Attacher le « -san » honorifique après le nom du récipiendaire est une courtoisie commune, semblable à s’adresser à quelqu’un en Amérique en tant que Monsieur ou Mademoiselle. Ne les combinez pas, par exemple en écrivant « Mr. X-san », car il s’agit essentiellement de saluer le lecteur en tant que « Mister Mister X ». N’oubliez pas non plus qu’au Japon, les prénoms et les noms de famille sont écrits dans l’ordre inverse de leurs homologues occidentaux – le nom de famille vient avant le premier. Si vous n’êtes pas certain du nom de famille de votre destinataire, renseignez-vous à l’avance pour éviter une erreur courante mais ennuyeuse.

Politesse

Au Japon, les courriels d’affaires sont généralement rédigés dans un langage poli, parfois appelé « keigo », à moins que l’expéditeur et le destinataire se connaissent très bien. Si vous n’êtes pas sûr d’utiliser ou non le keigo, c’est une bonne idée de l’utiliser jusqu’à ce que votre destinataire vous dise que ce n’est pas nécessaire.

Le fait que keigo est très apprécié et considéré comme standard vous donne une indication de l’importance de la politesse dans votre lettre. Bien que les courriels soient en effet moins formels qu’une lettre ordinaire, un salut poli avant de se lancer dans l’affaire est normal et souvent attendu. Même quelque chose d’aussi petit que de s’enquérir de la météo fonctionnera dans ce cas.

String

Il est en fait considéré comme impoli au Japon de coller continuellement un nouveau message sur un message plus ancien, au point qu’un fil de discussion entier est créé. Vous avez probablement vu cela sur un forum ou deux, avec des réponses plus tardives ressemblant souvent à « Re:re:re:re:re:re:subject ». C’est un meilleur choix que de simplement créer un nouvel e-mail et de se référer à l’e-mail précédent en une phrase ou deux, afin de garder l’e-mail propre et professionnel.

Japonais Vs. anglais

Si vous vous sentez assez confiant avec vos compétences japonaises pour écrire l’email entièrement dans la langue, cette option mettra beaucoup d’hommes d’affaires à l’aise. Alors que l’anglais est une matière obligatoire enseignée pendant plusieurs années dans les écoles japonaises, même les salarymen japonais n’apprennent pas toujours la langue à un niveau commercial, et ils ne la parlent pas tous les jours sauf dans les situations où la communication internationale est courante. Si vous êtes plus confiant ou préférez écrire en anglais, notez dans votre courriel que les communications futures se feront en anglais, à moins que le destinataire ne demande qu’elles soient en japonais.

Solutions de rechange à l’écart d’âge

Bien que la jeune génération soit généralement plus sensible à l’informatique, de nombreuses entreprises japonaises sont encore dirigées par des personnes plus âgées qui ne sont peut-être pas familières ou même à l’aise avec le courrier électronique. Si vous savez que votre destinataire n’est pas familier avec le courrier électronique, essayez de rédiger une courte note incluant une offre de parler plus en profondeur au téléphone, ou en personne si c’est possible. De cette façon, vous donnez le pouvoir de décision à votre lecteur, tout en démontrant votre propre habileté à l’une ou l’autre forme de communication.