Tout dîner d’affaires doit être pris au sérieux, qu’il s’agisse d’une petite réunion individuelle ou d’un grand rassemblement. L’invitation au dîner d’affaires doit être élégante et polie tout en étant professionnelle et pertinente. Il doit clairement identifier le but de la réunion et offrir des informations sur l’heure et le lieu du dîner. Assurez-vous de planifier le dîner au moins deux semaines à l’avance pour que les invitations soient imprimées et livrées.
Personnalisez les invitations à chaque invité. En personnalisant les invitations, vous faites en sorte que l’invité se sente valorisé (ce qui crée des sentiments positifs avant la réunion d’affaires) et réduisez les chances que quelqu’un d’autre essaie d’assister au dîner d’affaires à la place de l’invité.
Commencez par remercier la personne invitée pour quelque chose qui s’est produit récemment, comme une conversation téléphonique ou de bons conseils d’affaires que la personne invitée vous a donnés récemment.
Décrivez le but du dîner d’affaires. Dites à l’invité exactement ce qui sera discuté lors du dîner, par exemple « pour discuter des détails de notre prochaine fusion » ou « pour lancer des idées pour notre nouvelle campagne publicitaire ».
Identifiez toutes les personnes spéciales et importantes qui seront présentes au dîner. Par exemple, si vous invitez un auteur d’affaires ou un dignitaire de renommée mondiale à un dîner d’affaires pour agir comme consultant, ou si un directeur d’un autre département de votre entreprise sera présent pour éclairer les invités d’affaires sur des détails importants concernant une affaire à venir, indiquez-le clairement dans votre invitation à un dîner d’affaires. L’attrait d’un invité spécial rare aidera à faire entrer les RSVP plus rapidement.
Indiquez clairement l’heure, la date et le lieu du dîner d’affaires. Si le dîner-rencontre se tiendra dans un restaurant que vous et vos invités ne connaissez pas, ajoutez les directions et le numéro de téléphone au restaurant au bas de l’invitation.
Demandez à l’invité de répondre avant une certaine date et heure. Inscrivez le numéro de téléphone où l’invité peut appeler pour confirmer sa présence ou l’adresse à laquelle la réponse peut être envoyée.
Terminez l’invitation d’affaires par la formule de salutation « Regards » ou par une phrase d’espoir telle que « Au plaisir de vous voir présents ». Signez l’invitation d’affaires à la main.
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