L’enregistrement d’une location de véhicule dans QuickBooks comprend la comptabilisation du passif total engagé au titre de la location et l’enregistrement des paiements mensuels et des frais d’intérêt. Configurez vos comptes, enregistrez une écriture de journal général et vos paiements mensuels. Si votre entreprise possède déjà un véhicule, il se peut que vous ayez déjà un compte d’immobilisations « Véhicules ». Il est également probable que vous avez déjà un compte de frais « intérêts ». Vérifiez le « plan comptable » de ces comptes avant d’en créer de nouveaux. Vous devrez ajouter un compte de passif pour le bail.
Ouvrez QuickBooks et maintenez la touche « Ctrl » enfoncée et appuyez sur « A » pour ouvrir la fenêtre « Plan comptable ». Maintenez la touche « Ctrl » enfoncée et appuyez sur « N » pour ouvrir la fenêtre de dialogue « Ajouter un nouveau compte ».
Sélectionnez le bouton approprié pour configurer le compte que vous voulez dans la fenêtre « Ajouter un nouveau compte : Choisir le type de compte ». Les types de compte dont vous aurez besoin pour enregistrer une location sont « Dépenses » (intérêts), « Immobilisations » (véhicule) et « Passif » (location). Pour sélectionner un compte de passif, sélectionnez le bouton radio « Autres types de comptes » et cliquez sur la flèche. Sélectionnez « Responsabilité à long terme » si le bail est d’une durée supérieure à un an. Sélectionnez « Autre passif à court terme » si le bail est d’un an ou moins. Les instructions qui suivent sont les mêmes quel que soit le type de compte que vous choisissez.
Cliquez sur le bouton « Continuer » pour accéder à la fenêtre « Ajouter un nouveau compte ». Entrez un « Nom du compte », « Description », « Numéro de compte » et « Cartographie fiscale ». Une façon courante de nommer le compte de responsabilité est « Location – Véhicules (type de véhicule) ». Nommez le compte selon vos propres préférences ou selon les normes de votre « plan comptable ».
Cliquez sur le bouton « Entrer le solde d’ouverture » dans la fenêtre « Ajouter un compte » pour ouvrir la boîte de dialogue « Entrer le solde d’ouverture ». Entrez un solde d’ouverture si le compte avait un solde ouvert avant la date de début de votre QuickBooks. Si ce n’est pas le cas, inscrivez le solde de départ dans l' »Écriture de journal général ». Cliquez sur le bouton « OK » pour enregistrer les paramètres et revenir à la fenêtre « Ajouter un nouveau compte ». Cliquez sur le bouton « Enregistrer et fermer » pour enregistrer le compte et revenir au plan comptable.
Cliquez sur « Société » dans le menu du haut et sélectionnez « Faire des écritures de journal générales » pour ouvrir la fenêtre « Faire des écritures de journal générales ».
Saisissez le compte d’immobilisations « Véhicules » dans la colonne « Compte » de la fenêtre « Faire des écritures de journal général ». Inscrivez le montant total du contrat de location, à l’exclusion des intérêts dans la colonne « Débit » de la même ligne. Descendez à la ligne suivante.
Inscrivez le compte de passif « Location » dans la colonne « Compte » de la fenêtre « Faire des écritures de journal général ». Inscrivez le montant total du contrat de location, à l’exclusion des intérêts dans la colonne « Crédit » de la même ligne.
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