En tant qu’employeur, vous devrez peut-être à l’occasion écrire des lettres de confirmation d’emploi, peut-être parce qu’un employé a besoin d’une lettre de confirmation pour l’immigration ou pour obtenir un prêt. Il se peut également que vous souhaitiez envoyer une confirmation écrite d’une offre d’emploi à un nouvel employé. Le contenu des deux types de lettres est similaire.
Inscrivez le nom de l’employé dans le premier paragraphe de la lettre et utilisez le papier à en-tête de l’entreprise. Indiquez également le titre de l’employé et le nom de l’entreprise. Vous pouvez écrire : « Cette lettre a pour but de confirmer l’emploi de Bob Anderson en tant qu’analyste financier chez ABC Groupe Financier ».
Indiquez la date à laquelle l’employé a commencé à travailler pour votre organisation et son salaire annuel. S’il est admissible à des primes ou à d’autres formes de rémunération, indiquez-le et indiquez combien cette rémunération a été en moyenne récemment supérieure à son salaire.
Indiquez qu’on s’attend à ce que le poste se poursuive jusqu’à une certaine date ou que vous vous attendez à ce qu’il se poursuive indéfiniment. Signez la lettre pour confirmer qu’elle a été rédigée par le superviseur de l’employé.
Écrivez la lettre sur le papier à en-tête de l’entreprise, le titre et le nom du nouvel employé et le nom de l’entreprise dans le premier paragraphe. Indiquez si le poste est exempté ou non (tel que défini par la Fair Labor Standards Act fédérale). Par exemple, « Je vous écris pour confirmer votre offre d’emploi en tant qu’assistant administratif, un poste non exempté, chez Good Nonprofit ».
Indiquez le salaire et les avantages sociaux convenus pour le nouvel employé. Indiquez s’il s’agit d’un poste à taux horaire ou d’un salaire. Vous pourriez écrire : « Le salaire annuel sera de 19 500 €, et il comprendra l’assurance-maladie et les prestations de retraite, qui sont sujettes à changement.
Indiquez la première date d’emploi, le nom et le poste du superviseur, ainsi que des renseignements sur la période de formation initiale. Inclure également une déclaration de la politique d’emploi à volonté de votre organisation, si elle en a une.
Signez la lettre pour confirmer qu’elle est officielle.
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