Lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise, l’un des détails les plus importants est d’être payé. Si vous offrez des biens ou des services à des personnes à des conditions « payer plus tard », vous devrez établir une facture en blanc pour chaque client. De cette façon, chaque fois que vous recevez un bon de commande, tout ce que vous avez à faire est de remplir la commande et dactylographier les détails dans votre facture pour l’envoyer au client par la poste, par courriel ou par télécopieur.
Accédez à l’assistant de modèle de Microsoft Office (voir Ressources pour le lien). Cliquez sur « Factures » dans la section « Parcourir ». Une liste de modèles de factures vous sera présentée.
Trouvez un modèle à utiliser pour votre facture commerciale standard. Notez le programme avec lequel le modèle est fait (Word ou Excel) et la version avec laquelle il est compatible lorsque vous faites votre choix. Par exemple, vous ne pouvez pas télécharger un modèle Microsoft Word 2000 si vous avez Word 1997. Les modèles Excel sont préférables parce qu’ils font des calculs automatiques une fois que vous commencez à entrer l’information dans votre facture vierge.
Sélectionnez le modèle que vous préférez. Cliquez sur « Télécharger », puis sur « Enregistrer » pour le déposer sur votre ordinateur. Trouvez et ouvrez le fichier zippé, puis cliquez sur le fichier.cab pour le lancer dans votre programme.
Entrez le nom de votre entreprise et le slogan de votre entreprise en haut de la page. Vous pouvez également cliquer sur « Insérer » ; « Image » pour ajouter un logo. Inscrivez l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur de votre entreprise à l’endroit désigné. Indiquez sur votre facture l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir les paiements. Enfin, tapez le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du client que vous allez facturer.
Tapez le tout premier numéro de facture pour ce client en haut de votre facture. Une bonne pratique consiste à attribuer d’abord à chaque client un code à trois chiffres (comme 545 ou 679) pour traiter son numéro de facture, puis à ajouter quelques zéros et à créer des factures dans l’ordre numérique (par exemple, 545001). La plupart des modèles sont déjà configurés pour mettre à jour automatiquement la date.
Saisissez le taux de la taxe de vente pour votre juridiction (si applicable au client).
Au bas de votre facture, indiquez clairement les conditions de la facture, telles que 30 jours net ou paiement dû dans les 60 jours suivant la date de la facture. Tapez le nom pour écrire des chèques, comment appeler une commande par carte de crédit ou comment payer la facture en ligne.
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