Une lettre d’affaires officielle peut fonctionner de différentes façons dans différents contextes. Il peut présenter un candidat à un employeur potentiel, résumer les points clés d’une réunion ou documenter une conversation importante. Bien qu’une lettre d’affaires officielle puisse prendre plusieurs formes, le squelette et le format de cette lettre varient rarement.
Sommaire de cette fiche pratique
Fonction
Une lettre d’affaires officielle présente généralement une personne ou une entreprise à une autre, négocie ou résume un acte commercial ou des fonctions comme étant la communication quotidienne entre collègues d’affaires. De nombreuses lettres d’affaires présentent, résument ou négocient toute activité commerciale potentielle qui a pu se produire au cours d’un déjeuner, d’un golf ou d’une conversation amicale lors d’un événement de réseautage.
Importance
De nombreuses questions d’affaires officielles sont traitées par l’échange de lettres d’affaires officielles. Ils mettent toutes les pensées, exclamations, plaintes, réprimandes et accords par écrit, formellement documentés. Une lettre d’affaires officielle peut même être l’élément de preuve clé dans une cour des petites créances lorsqu’il s’agit de débattre de ce qui a été dit ou non ou de ce qui a été convenu ou non.
Types
Il existe de nombreuses formes différentes de lettres d’affaires, selon le type d' »affaires » que vous tentez de mener. Si vous êtes à la recherche d’un emploi, vous pouvez envoyer une lettre d’affaires officielle à un employeur potentiel. Si vous documentez une insubordination, vous pouvez envoyer une lettre d’affaires officielle à l’employé que vous réprimandez, dans laquelle vous décrivez ce dont vous avez discuté et les mesures qui seront prises. Les lettres commerciales officielles peuvent également demander des renseignements sur une autre entreprise, ouvrir la porte à une transaction commerciale ou résumer une variété d’événements ou de comportements qui se sont produits.
Les idées fausses
Bien que les lettres d’affaires formelles mettent par écrit de nombreux plans, intentions et activités futures, elles ne sont généralement pas le seul type de document d’affaires nécessaire à la conclusion d’une affaire ou d’une transaction. Les propositions d’affaires formelles sont habituellement créées lorsqu’une partie cherche à faire affaire avec une autre partie. Les contrats sont aussi presque toujours nécessaires dans les entreprises commerciales pour rendre un accord légal et contraignant. Même si une proposition d’affaires officielle peut documenter par écrit ce qui aurait autrement été considéré comme une hérésie devant un tribunal, elle n’est généralement pas considérée comme un contrat légitime.
Taille
La plupart des gens limitent leurs lettres d’affaires officielles à une page. Cela inclut la date, la signature formelle qui prend habituellement cinq ou six lignes, et inclut le nom et l’adresse de l’entreprise. Il comprend également une ligne d’adresse qui inclut le nom du destinataire, le titre, la société et l’adresse de la société. Avec toute cette information nécessaire, le corps de la plupart des lettres commerciales officielles se compose habituellement de trois paragraphes concis. Beaucoup de gens utilisent souvent des puces dans des lettres d’affaires formelles, car les puces peuvent aider les gens à résumer leurs points d’une manière simple et succincte.
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