Si vous disposez d’une feuille de calcul Excel dans laquelle vous ou d’autres utilisateurs saisiront des données, vous pouvez utiliser l’outil de validation des données pour créer des listes déroulantes dans certaines cellules. Les listes déroulantes rendent la saisie des données plus rapide et plus efficace en limitant les données que vous pouvez entrer dans ces cellules. En créant la liste de validation des données à partir d’une série de cellules, vous pouvez insérer le même menu déroulant dans plusieurs cellules de votre tableur à la fois.
Entrez les éléments de la liste dans une colonne de la feuille de calcul où vous n’aurez pas besoin d’entrer d’autres données, comme à l’extrême droite ou au bas de la page. Saisissez les éléments dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’ils apparaissent dans la liste, un élément par cellule. Assurez-vous qu’il n’y a pas de cellules vides entre les éléments.
Sélectionnez toutes les cellules dans lesquelles vous voulez insérer la liste déroulante. Si les cellules sont contiguës dans une ligne ou une colonne, vous pouvez les sélectionner en cliquant sur la première cellule et en faisant glisser votre souris vers le bas ou sur la ligne ou la colonne. S’ils se trouvent dans des cellules non contiguës, appuyez et maintenez la touche « Ctrl » pendant que vous cliquez sur chaque cellule dans laquelle vous voulez insérer la liste déroulante.
Allez dans le menu « Données » d’Excel 2003 et sélectionnez « Validation ». Dans Excel 2007 ou 2010, allez dans l’onglet « Données », cliquez sur le bouton « Validation des données ». La boîte de dialogue « Validation des données » s’ouvre.
Assurez-vous d’être dans l’onglet « Paramètres ». Sélectionnez « Liste » dans la boîte « Autoriser ». Cliquez à l’intérieur de la case « Source » puis sélectionnez la plage de cellules contenant la liste que vous avez créée lors de la première étape.
Assurez-vous que l’option « In-cell Dropdown » est cochée. Décochez la case « Ignorer blanc » si vous voulez demander aux utilisateurs d’entrer des données dans la cellule. Cliquez sur « OK » pour insérer la liste déroulante dans toutes les cellules sélectionnées.
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