Tâches du responsable de la réception

Un responsable de l’accueil est généralement associé aux services aux clients dans les hôtels et les centres de villégiature, mais un responsable de l’accueil peut être employé dans un certain nombre de domaines différents. Un directeur de la réception peut effectuer des tâches de réception dans un bureau ou une entreprise, à la réception d’un hôpital ou chez un concessionnaire d’automobiles. Un responsable de l’accueil peut être responsable de l’accueil seul ou au sein d’une équipe, et le rôle peut également superviser d’autres employés de l’accueil.

Accueillir les invités

Quelle que soit l’industrie dans laquelle un directeur de la réception est employé, une tâche commune de la réception est d’accueillir et de recevoir des invités. Le responsable de la réception est généralement assis à la réception d’un immeuble de bureaux ou d’un hôtel et accueille les clients à leur arrivée dans l’immeuble. Le directeur de la réception peut demander aux invités de s’inscrire conformément aux politiques de l’entreprise et l’arrivée de l’invité sera annoncée à la partie appropriée, s’il y a lieu. Le responsable de la réception dirigera l’invité vers la bonne zone du bâtiment ou demandera à l’invité de s’asseoir et d’attendre. Le client recevra souvent une boisson ou un autre geste d’hospitalité pendant qu’il attend.

Répondre aux appels

La plupart des responsables de la réception sont chargés de répondre aux appels téléphoniques qui arrivent à la réception. Certains gestionnaires de la réception passent la majeure partie de leur journée de travail à répondre aux appels d’affaires entrants tout en accueillant les visiteurs de l’immeuble à leur arrivée. La journée du responsable de l’accueil est consacrée à répondre aux appels, à renvoyer les appels vers les bons postes et services et à prendre les messages personnels selon les besoins. Dans certains postes de réceptionniste, les appels téléphoniques arrivent à la réception uniquement à partir d’appels internes placés par des clients de l’hôtel ou d’autres membres du personnel à l’intérieur d’un immeuble de bureaux.

Prise de rendez-vous

Une aire d’accueil est souvent conçue pour fournir des demandes de rendez-vous aux clients, soit en personne ou par téléphone. Un responsable de la réception peut répondre à des demandes téléphoniques pour prendre rendez-vous à l’hôpital, chez le dentiste ou au spa. Le poste pourrait également permettre aux clients de prendre des rendez-vous de suivi lorsqu’ils quittent une institution qui offre des services. Dans certaines entreprises, le responsable de l’accueil fournit également des services de conciergerie aux clients de l’hôtel ou aux employés d’une entreprise et peut fixer des rendez-vous et des services sur demande.

Tâches administratives

La plupart des gestionnaires de l’accueil effectueront également des tâches administratives supplémentaires au besoin. D’autres tâches peuvent comprendre le classement de documents, la dactylographie de notes de service, le traitement du courrier, la réalisation d’opérations financières ainsi que tout autre travail administratif demandé par les superviseurs et les gestionnaires.

Pour approfondir : 1.