Un certain nombre d’industries facturent à l’heure. Le plus courant est l’industrie juridique qui est connue pour son utilisation excessive de l’heure facturable. Toutefois, les heures facturables sont également largement utilisées dans l’ensemble du secteur des services pour facturer les clients pour les services rendus. Le temps facturable doit avoir été passé à travailler sur une question spécifique du client. Le temps consacré à des tâches administratives générales, comme la paie ou le marketing commercial, n’est pas considéré comme du temps facturable.
Créez un registre de temps vierge pour contenir les entrées de temps et les descriptions du temps consacré à des questions spécifiques aux clients. Votre registre de temps pourrait être aussi simple qu’une feuille de papier avec des catégories pour le nom du client, l’affaire du client, la date et le temps passé. Idéalement, vous devriez avoir des dossiers papier ou électroniques (ou les deux) pour chaque client qui retient vos services. Conservez une copie de votre registre de temps dans le dossier physique ou électronique du client.
Avant de commencer à travailler sur une affaire de client, prenez note de l’heure exacte à laquelle vous avez commencé et notez-la sur votre carnet de temps. Tout type d’horloge, de montre ou de dispositif de chronométrage fonctionnera, à condition qu’il soit précis et en bon état de fonctionnement. De même, lorsque vous cessez de travailler sur une question concernant un client, inscrivez l’heure à laquelle vous avez cessé de travailler dans le registre de temps de votre client.
Déterminez la fréquence à laquelle vous effectuerez un décompte des heures facturables. Certaines entreprises effectuent une comptabilité hebdomadaire, tandis que d’autres tiennent un compte sur une base mensuelle. La période comptable correspond généralement à la fréquence à laquelle les factures sont envoyées aux clients.
Lorsqu’il est temps de calculer votre temps facturable pour une comptabilité de routine, référez-vous au journal de temps de chaque client. Le temps facturable est habituellement arrondi au dixième d’heure ou de six minutes. Arrondissez chaque saisie des temps en conséquence. Par exemple, si vous avez passé quatre minutes sur un appel téléphonique avec le client X, vous factureriez en fait pour six minutes.
Faites le total de vos estimations arrondies pour chaque client. Conservez un registre distinct de tous les totaux dans un fichier de facturation papier ou dans un logiciel comptable. Cela simplifiera le processus de facturation lorsque viendra le temps d’envoyer les factures des clients.
Multipliez le nombre total d’heures facturables pour chaque client par votre taux facturable. Par exemple, si votre taux horaire facturable est de 65 € et que vous avez accumulé 10 heures facturables pour le client X cette semaine, vous enverrez une facture au client X pour 650 €.
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