Lorsque votre entreprise déménage à une nouvelle adresse, vous devez en informer tout le monde. Les employés seront informés par le biais de notes de service et, bien sûr, ils seront impliqués dans le déménagement et découvriront ainsi où se trouve le nouveau site. Le grand public peut être informé par le biais d’un avis dans le journal local. Les entreprises de services publics ont habituellement une section de changement d’adresse sur leurs factures mensuelles. Vous devriez faire suivre votre courrier de votre ancienne adresse à votre nouvelle adresse, mais vous devez écrire une lettre d’affaires pour informer vos clients réguliers, fournisseurs et associés de votre nouvel emplacement.
Obtenez de nouvelles papeterie imprimée avec la nouvelle adresse imprimée sur le papier à en-tête. Si vous n’êtes pas en mesure d’emporter votre numéro de téléphone avec vous, assurez-vous que le papier à en-tête comprend également les nouveaux numéros de téléphone et de télécopieur.
Inclure la raison du déménagement. Mettez-y une tournure positive. Si, par exemple, vous déménagez dans des bureaux moins chers, ne mettez pas « comme mesure de réduction des coûts, nous déménageons dans des bureaux moins chers ». Présentez cela comme une bonne chose : « dans le cadre de notre campagne pour vous apporter un meilleur service à des prix plus bas…. ».
Inclure une brève liste des caractéristiques du nouvel emplacement. Par exemple, s’il a de meilleures facilités de stationnement, s’il est plus proche de la sortie d’autoroute, plus facile à trouver, etc. Ne surestimez pas les paroles sur ces points, cependant, le point principal de la lettre est de donner la nouvelle adresse et non pas de se vanter de vos locaux bien aménagés.
Adressez chaque lettre à l’entreprise du destinataire en général et non à un contact spécifique. S’il est habituellement avantageux d’adresser des lettres d’affaires à un contact nommé parce que cela évite que vos lettres soient attribuées à un membre du personnel subalterne. Dans ce cas, le fait d’adresser la lettre à quelqu’un en particulier pourrait leur faire croire que cette lettre ne s’adresse qu’à eux, de sorte qu’ils ne la distribueront pas à tous les services concernés.
Indiquez explicitement la nouvelle adresse et les nouveaux numéros de téléphone dans le corps de la lettre, même s’il s’agit du papier à en-tête. Ceci met l’accent sur le changement d’adresse.
Ressources : 1.
Laisser un commentaire