Connaissance des procédures générales du bureau

Chaque entreprise ou organisation a une façon particulière de faire des affaires. Les organisations efficaces établissent généralement des règles et des procédures pour promouvoir la cohérence, la qualité et un bon service à la clientèle. Bien que les membres du personnel administratif s’appuient fortement sur ces procédures établies, d’autres employés tirent également profit de la compréhension du fonctionnement des choses. Les procédures générales de bureau consistent en des tâches opérationnelles de base, y compris répondre au téléphone, trier le courrier, répondre aux clients et commander des fournitures.

Répondre au téléphone

Un appel téléphonique est souvent la première impression qu’un client a d’une entreprise. Il est donc important pour les employés de répondre par un accueil approprié, de transmettre un ton positif et de savoir comment répondre aux questions courantes. Les systèmes téléphoniques d’affaires peuvent être aussi simples qu’une seule ligne entrante ou une installation multiligne complexe. Les employés devraient savoir comment fonctionnent les téléphones, y compris comment transférer les appels, mettre les appelants en attente, vérifier la messagerie vocale et passer d’une ligne à l’autre. La direction peut préciser les procédures pour savoir qui devrait accepter certains appels, les délais de réponse aux demandes téléphoniques et d’autres situations rencontrées au cours d’une journée de travail typique.

Tri du courrier

La réception et la distribution du courrier est une tâche commerciale commune effectuée par le personnel administratif d’une organisation. Les procédures concernant le courrier peuvent inclure qui reçoit des articles particuliers, comment traiter le courrier-poubelle ou les envois non sollicités et les délais de distribution. La direction peut également établir des procédures pour l’envoi du courrier, y compris le paiement des frais d’affranchissement, des en-têtes de lettre ou des enveloppes particulières à utiliser et du courrier intra-bureau dans les grandes organisations. Les membres du personnel administratif devraient comprendre le fonctionnement de ces processus afin qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilités en temps opportun, en s’assurant que les autres employés et les autres employés reçoivent les documents nécessaires.

Répondre aux besoins des clients

La plupart des organisations se rapportent à un type de client spécifique, qu’il s’agisse de consommateurs, d’étudiants, d’entreprises ou même d’autres employés. Peu importe le type, fournir un service à la clientèle de qualité est une tâche importante. Les membres du personnel administratif interagissent avec les clients par téléphone, par courriel et en personne. Les entreprises peuvent établir des procédures pour ces interactions que les employés administratifs ont avec les clients. Ces procédures peuvent comprendre des salutations ou des phrases particulières à utiliser, les attitudes attendues, la rapidité des réponses et les réponses standard aux questions courantes.

Commande de fournitures

Comme les travailleurs des entreprises et des organisations ont besoin de fournitures de base pour accomplir des tâches, c’est souvent le travail d’un membre du personnel administratif de commander ces articles. Étant donné que la commande de fournitures implique l’utilisation de ressources financières, les membres du personnel doivent comprendre les règles concernant les fournisseurs à utiliser, les types de paiement et les personnes qui approuvent les achats. Les organisations peuvent également établir des lignes directrices pour assurer le suivi des stocks et déterminer à quel moment les achats doivent être effectués. La connaissance de ces processus permet aux membres du personnel administratif de s’acquitter de ces responsabilités et de s’assurer que les collègues disposent des outils et des fournitures nécessaires à leur travail.