Avantages et inconvénients des systèmes de gestion de l’information

Les entreprises modernes utilisent les systèmes d’information de gestion (SIG) pour gérer, ordonner, organiser et manipuler les gigaoctets et les masses d’informations générées à des fins diverses. MIS aide les entreprises à optimiser les processus d’affaires, à répondre aux besoins d’information des employés et des diverses parties prenantes et à prendre des décisions stratégiques éclairées. Toutefois, les questions d’allocation budgétaire et de suivi peuvent affecter l’efficacité du SIG. Il a ses avantages et ses inconvénients en fonction du déploiement et de l’utilisation de l’organisation.

Avantages

Les systèmes d’information de gestion ont changé la dynamique de la gestion efficace des entreprises. La décentralisation est l’un des plus grands avantages ; elle permet le suivi des opérations à bas niveau et libère des ressources pour que les gestionnaires ministériels puissent consacrer du temps aux activités stratégiques. La coordination des projets et des activités spécialisées est bien meilleure et les décideurs de l’organisation sont conscients des problèmes et des problèmes dans tous les départements. Un autre avantage du MIS est qu’il minimise la surcharge d’information, ce qui peut être assez courant dans les entreprises conventionnelles à l’ère moderne.

Une meilleure planification et un meilleur contrôle

Le SIG doit être conçu et géré de manière à regrouper l’information, à surveiller les activités et les opérations de l’entreprise et à améliorer la communication et la collaboration entre les employés. Cela assure une meilleure planification de toutes les activités et de meilleures façons de mesurer le rendement, de gérer les ressources et de faciliter la conformité aux règlements de l’industrie et du gouvernement. Le contrôle aide à prévoir, à préparer des budgets précis et à fournir les outils et les informations vitales aux employés, aux cadres supérieurs et aux partenaires commerciaux.

Aide à la prise de décision

Le but du SIG est de générer des informations synthétisées et traitées à partir de systèmes informatisés/automatisés et de certains systèmes manuels. La distribution de l’information à tous les niveaux des gestionnaires d’entreprise, des professionnels et des cadres clés devient tout à fait transparente grâce à la rationalisation du SIG. Les gestionnaires sont en mesure de prendre des décisions rapides, opportunes et éclairées. La haute direction et les membres du conseil d’administration peuvent prendre des décisions stratégiques, planifier la croissance future et les activités d’expansion de l’entreprise sur la base des données et des informations générées par MIS.

Inconvénients

Selon le déploiement de l’organisation, l’utilisation et les facteurs externes, certains désavantages liés aux systèmes d’information de gestion peuvent être mis en évidence. L’affectation des budgets pour les mises à niveau, les modifications et autres révisions du SIG peut parfois s’avérer très difficile. Si les budgets ne sont pas alloués de manière uniforme ou selon les besoins immédiats, les fonctionnalités clés pourraient être affectées et les bénéfices pourraient ne pas être réalisés de manière cohérente. Les problèmes d’intégration avec les systèmes existants peuvent affecter la qualité des extrants et des rapports d’intelligence d’affaires vitaux.

Questions de surveillance constante

Les changements dans la gestion, les sorties ou les départs des directeurs de département et autres cadres supérieurs ont un effet général sur le fonctionnement et le suivi de certaines pratiques organisationnelles, y compris les systèmes d’information de gestion. Étant donné que le SIG est une composante essentielle de la stratégie de gestion des risques d’une organisation et des systèmes connexes, une surveillance constante est nécessaire pour en assurer l’efficacité. La qualité des entrées dans le SIG doit être contrôlée, faute de quoi la cohérence de la qualité des données et des informations générées s’en trouve affectée. Les gestionnaires ne sont pas en mesure de diriger les activités commerciales, opérationnelles et décisionnelles avec la souplesse requise.