Le contrôle des documents est d’une importance capitale dans un contexte d’ingénierie. Cela s’applique particulièrement aux ministères qui ont besoin d’entreposer des documents liés aux méthodes utilisées dans leurs procédures. Du ministère qui a besoin de mettre en place une procédure pour les nouveaux employés jusqu’au processus final de fabrication, il est nécessaire d’avoir un moyen de contrôler la création, la révision, la qualité et la mise à jour de ces documents.
Formes variées de contrôle des documents
Selon le type d’ingénierie entreprise, la quantité et le style de contrôle varieront considérablement. Par exemple, pour le génie logiciel, il peut y avoir moins de dessins mécaniques, mais peut-être plus de diagrammes de processus. Quoi qu’il en soit, il doit y avoir une structure pour le processus.
Quelques principes de base doivent être respectés. Tout d’abord, les documents sont émis par un ministère émetteur. Ils sont principalement utilisés par ce ministère, et d’autres ministères peuvent avoir leur mot à dire dans le processus. Mais le contrôle d’ensemble devrait être pris en charge par le service émetteur.
Ensuite, un ensemble de documents devrait être créé par une équipe de rédacteurs. Les documents doivent être examinés et, par conséquent, une équipe d’examinateurs doit être mise sur pied, qui ont le pouvoir d’examiner et les connaissances nécessaires pour apporter des corrections et, finalement, approuver chaque étape.
Procédures d’exploitation normalisées
Les SOP (procédures opératoires normalisées) existent dans toutes les organisations afin de formaliser les procédures pour tous les aspects du travail en cours. Il est important de saisir les procédures opérationnelles pour tous les domaines de l’organisation. Qu’il s’agisse de procédures d’embauche de nouveaux employés ou de procédures pour des opérations spécifiques dans une entreprise de fabrication, chaque procédure est importante.
Bien entendu, un ministère devrait être en mesure d’identifier rapidement une PON spécifique pour une procédure spécifique. Il doit être facile à localiser et doit être stocké en toute sécurité et ne peut être édité que dans le cadre d’un processus formalisé de contrôle des documents. Toutes les mises à jour doivent être clairement consignées à l’endroit approprié et il doit être clair qui a apporté le changement, la raison de ce changement et la date et l’heure à laquelle il a été effectué.
Mécanisme des pièces de contrôle de gestion
Un document sera créé à partir d’un ensemble de notes prises lors d’un entretien avec une PME (expert en la matière) et mis sous une forme lisible par un rédacteur technique. Le document sera ensuite envoyé pour examen, où il sera évalué en fonction d’un ensemble de lignes directrices normalisées pour la création de ce type de document. Au cours de la création d’un document comme celui-ci, il passera par de nombreuses personnes différentes qui apporteront toutes leur point de vue unique dans le processus. Enfin, le document sera approuvé et stocké dans un dépôt de documents où toute personne ayant besoin d’y accéder pourra le consulter.
En tout temps, une mise à jour du document peut être nécessaire. Si tel est le cas, un contrôle efficace des documents saisira toutes les modifications, les raisons de ces modifications (par exemple, une mise à jour du micrologiciel) et la personne qui a apporté les modifications. Enfin, tous les documents devraient être soumis à un contrôle de qualité ; il s’agira d’une étape supplémentaire destinée à maintenir la barre haute afin que la qualité des documents ne tombe jamais en dessous d’un certain niveau prescrit.
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