Description de poste du personnel de soutien

Les membres du personnel de soutien travaillent dans un large éventail d’industries et leurs fonctions varient d’une entreprise à l’autre. Dans la plupart des cas, ils sont responsables des tâches de bureau courantes que les autres employés sont trop occupés pour s’occuper. Par exemple, un membre du personnel de soutien peut taper des lettres ou des télécopies rédigées par ses supérieurs, ou entrer des données importantes dans des ordinateurs. Il peut aussi aider à la vente ou à la tenue de livres.

Notions de base

Les membres du personnel de soutien exécutent diverses tâches et doivent être prêts à accomplir plusieurs tâches à la fois. Ils peuvent être responsables du renvoi d’appels ou de messages importants, ou de la rédaction de procès-verbaux de réunions. Certains peuvent même distribuer le courrier entrant de leur entreprise, tandis que d’autres peuvent aider à fixer des rendez-vous. Dans certaines industries, le personnel de soutien peut devoir s’assurer que les fournitures sont commandées et que les étagères sont stockées. À l’occasion, ils peuvent aussi être responsables de la facturation et même du recouvrement.

Compétences

Les membres du personnel de soutien doivent apprendre rapidement et être polyvalents. Ils doivent posséder de solides aptitudes à la communication, tant écrite que verbale, et une bonne éthique de travail. Ils doivent aborder leur travail avec une attitude positive et avoir une compréhension approfondie des politiques et de la mission globale de leur entreprise. En plus de ces choses, les membres du personnel de soutien ont probablement besoin de posséder des compétences informatiques de base. Le personnel de soutien interagit souvent avec les clients, de sorte qu’ils doivent être en mesure de se conduire d’une manière professionnelle et courtoise.

Contexte

Les exigences pour devenir membre du personnel de soutien varient selon l’industrie. Dans la plupart des cas, un diplôme d’études secondaires et la capacité d’apprendre sur le tas sont suffisants. C’est particulièrement vrai pour ceux qui portent les titres d’adjoints administratifs, de secrétaires ou de réceptionnistes. Certaines entreprises exigent que les travailleurs de soutien détiennent un diplôme ou un certificat d’associé, l’accent étant mis sur des domaines comme la dactylographie, la grammaire, les communications et les affaires. Encore une fois, beaucoup dépend de la taille et de la portée de chaque entreprise.

Perspectives

Les occasions pour ceux qui fournissent un soutien administratif et de bureau devraient être abondantes pour les années à venir. Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, les emplois de commis de bureau généraux devraient augmenter de 12 % jusqu’en 2018. Le BLS a également estimé que l’emploi de secrétaires et d’assistants administratifs augmentera de 11 % au cours de la même décennie.

Gains

Les salaires des membres du personnel de soutien fluctuent selon l’industrie, de même que le temps qu’ils consacrent à leur travail et à l’ensemble de leurs fonctions. Selon le BLS, les commis de bureau généraux gagnaient un salaire médian de 16 458 € l’heure en mai 2008, tandis que les secrétaires et les adjoints administratifs gagnaient un salaire horaire médian de 18 882 € au cours du même mois.