La plupart des entreprises, petites ou grandes, ont un bureau d’accueil ou une aire de réception. Les procédures opérationnelles normalisées d’un commis à la réception consistent en de nombreuses tâches et responsabilités qui améliorent l’efficacité de l’ensemble du bureau. Les commis de première ligne doivent bien connaître tous les aspects de leur poste afin de s’acquitter de leur rôle au mieux de leurs capacités.
Servir en tant que Gardien du Portail
Le premier et le plus important rôle d’un commis de guichet est celui d’être le gardien du bureau. Vous êtes la première personne que les gens voient lorsqu’ils entrent, et normalement la première personne à qui ils parlent lorsqu’ils appellent. Vous devez être à la fois amical et poli envers les clients et les clients, mais aussi conserver votre autorité en tant que gardien. Votre attitude aura une incidence positive ou négative sur l’ensemble de l’entreprise, et vous devez toujours garder cela à l’esprit. C’est à vous de vous assurer que les plus hauts gradés ne reçoivent que les personnes pour lesquelles ils ont le temps et souhaitent parler ou voir. Dirigez toujours la personne de façon appropriée et directe ; vous devrez peut-être dire à quelqu’un qu’il doit laisser un message, ou qu’il doit s’asseoir et attendre…
Tâches quotidiennes
Dans la plupart des bureaux, la réceptionniste de la réception doit s’occuper de la plupart ou de la totalité des activités quotidiennes, comme prendre le courrier, écouter la messagerie vocale, préparer les sacs d’argent, arroser les plantes et réapprovisionner les bureaux. Le fait de garder un classeur ou une liste de contrôle à portée de main avec toutes les tâches régulières de la journée peut vous aider à éviter d’oublier quelque chose. Il est également utile de tenir un carnet d’adresses avec des numéros importants et fréquemment utilisés, car c’est souvent la responsabilité de la réception d’appeler la maintenance, l’informatique et d’autres personnes tout au long de la journée lorsque des problèmes surviennent.
Organisation du Datebook
Enfin, à moins que ce travail n’ait été délégué à un autre employé, comme l’assistant du patron, la réception est l’endroit où se trouve le livre de rendez-vous. Soyez toujours au courant des rendez-vous à venir et des rendez-vous annulés. N’oubliez pas de noter les noms et les numéros des personnes qui souhaitent prendre un rendez-vous les jours qui sont pleins au cas où un rendez-vous est annulé et qu’un créneau horaire devient disponible. Parfois, il peut être nécessaire de prendre des rendez-vous provisoires ; si c’est le cas, il suffit de placer un post-it sur le créneau horaire. N’oubliez pas de toujours utiliser un crayon, car il est plus facile à effacer et à dissimuler si l’horaire change.
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