Les départements universitaires sont tenus de soumettre un rapport annuel chaque année à une date fixée, habituellement à la fin d’une année universitaire ou financière. Un rapport annuel reflète les activités, les réalisations et les défis d’un département universitaire au cours d’une année donnée. Il est utilisé pour rendre compte à l’université et à l’école, et comme moyen d’évaluer les besoins de financement et la progression des objectifs. Il peut aussi servir d’outil de marketing pour solliciter des dons et des fonds fédéraux ou privés. Les formats varient, mais l’information contenue dans les rapports est assez standard.
Former un comité composé de membres du personnel et du corps professoral qui fourniront de l’information ou rédigeront des sections du rapport annuel du département. Par exemple, un membre du personnel fiscal peut fournir des informations sur les subventions ou les salaires. Et le directeur du département peut vouloir écrire sur les réalisations ou les préoccupations du corps professoral. Discutez des informations à inclure dans le rapport et des délais à respecter. Rédigez un plan qui délimite l’information du rapport annuel et qui sera responsable de fournir quelles données. Désignez une personne pour compiler toute l’information et rédiger le rapport annuel final.
Centrez le titre et la date du document. Insérez un en-tête de page en cours d’exécution, au ras du haut de chaque page (à l’exception de la première page), avec le titre du document suivi du numéro de page.
Utilisez les rubriques suivantes : I. Résumé II. Mission du Ministère et objectifs du programme III. Progrès IV. Plan stratégique V. Annexe
Remplacez les rubriques ci-dessus par vos propres rubriques si votre ministère ou votre école a un modèle de rapport annuel.
Rédigez le résumé. Souvent rédigé ou décrit par le directeur du département, le sommaire exécutif comprend les faits saillants de l’année universitaire ou financière précédente. Cette section devrait être rédigée sous forme narrative (et non sous forme de puces) et devrait comprendre de nouvelles initiatives, des projets de collaboration, des activités axées sur la rétention du corps professoral et des étudiants, des efforts axés sur le programme d’études et l’apprentissage et les possibilités d’apprentissage des étudiants, ainsi que des efforts de perfectionnement.
Rédigez la mission de votre ministère, qui définit succinctement son orientation éducative et professionnelle, dans les objectifs de la mission et du programme. Rédigez ensuite les objectifs globaux de votre programme et indiquez tout changement de priorités depuis le dernier rapport annuel.
Rédigez un aperçu de la mesure dans laquelle votre ministère a atteint les objectifs du programme de l’année précédente sous la rubrique Progrès. Dans cette section, vous pouvez inclure quelques paragraphes sur la façon dont les forces du ministère ont été mises à profit et signaler tout défi qui s’est présenté en cours de route. Il s’agit de la section dans laquelle vous pouvez expliquer les questions qui ont été résumées dans le résumé. Écrivez dans quelle mesure vous avez appuyé les objectifs globaux de l’école, du collège ou de la division. Le rendement et les réalisations de votre faculté et de vos étudiants ont-ils amélioré la réputation de la division ? Inclure toute initiative ou collaboration interdisciplinaire qui améliorerait les relations avec d’autres divisions ou institutions.
Rédigez un bref plan stratégique sur la façon dont vous atteindrez vos objectifs pour l’année suivante.
Incluez dans votre rapport annuel les documents à l’appui de vos affirmations, ainsi que les listes et les statistiques qui fourniront un instantané annuel exact de la population étudiante et du corps professoral de votre département, en annexe. Un exemple est la liste des membres du corps professoral, y compris le grade, les diplômes, les services professionnels et les distinctions honorifiques. Les statistiques sur les étudiants sont généralement incluses, y compris les nouveaux étudiants, les diplômés et l’information sur la diversité. Inclure également une liste des cours enseignés et tout autre document à l’appui qui pourrait être pertinent au rapport.
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