La communication est le processus par lequel un expéditeur transmet un message, une instruction ou une information à un destinataire. Pour être efficace, le destinataire doit interpréter la même signification à partir de la communication que l’expéditeur avait l’intention d’exprimer. Malheureusement, le flux de communication ne fonctionne pas toujours aussi bien. Comprendre quels sont les signes d’une communication inefficace peut aider à éviter les frustrations, les malentendus et les pannes dans ce processus.
Sommaire de cette fiche pratique
Manque de clarté
Beaucoup de gens ont vécu une situation où ils pensaient avoir accompli avec succès une tâche pour ensuite s’apercevoir qu’ils avaient mal compris les instructions qui leur avaient été données. Une communication efficace exige que les instructions de l’expéditeur au destinataire soient claires, concises et précises. Il ne devrait pas y avoir de message cryptique sous-jacent nécessitant une interprétation plus poussée. La communication inefficace est vague alors que la communication efficace est précise, de sorte que dans le cas ci-dessus, plutôt que de faire une demande vague pour quelque chose à faire, les détails tels que comment et quand cela devrait être fait doivent être soulignés par l’expéditeur.
Aller simple
Un autre signe d’inefficacité de la communication est que l’une ou l’autre partie au processus parle plus qu’elle n’écoute ou vice versa. Une communication efficace est un processus d’interaction bidirectionnelle entre l’expéditeur et le destinataire. Être réceptif à la perspective et aux besoins de l’autre personne est un élément important d’une communication efficace. En utilisant le même exemple ci-dessus, l’expéditeur devrait contre-vérifier avec le destinataire que son message est clair et compris, tandis que le destinataire devrait être en mesure de poser des questions pour clarifier tout élément qu’elle estime ne pas avoir saisi pleinement.
Tonalité, indices non verbaux et émotionnels
Les communicateurs efficaces transmettent des directives et des messages d’un ton direct et affirmé, mais pas d’une manière agressive ou hostile. Le ton de l’expéditeur doit être poli, amical et agréable. L’état émotionnel des parties aura également un impact sur l’efficacité de la communication entre elles. Par exemple, si le destinataire est en colère contre l’expéditeur, il interprétera l’information différemment que s’il est de bonne humeur. Le maintien du contact visuel ainsi que le langage corporel positif et l’expression faciale sont des éléments non verbaux d’une communication efficace.
Langue et rapidité
La communication entre deux parties est souvent inefficace parce que l’expéditeur utilise un langage que le destinataire ne comprend pas. Il s’agit d’une situation courante dans les milieux d’affaires où l’on fait des hypothèses sur la compréhension et la connaissance du jargon technique, des acronymes et d’autres renseignements spécialisés. Parfois, les expéditeurs peuvent bombarder les récepteurs avec trop d’informations, ce qui les amène à s’éteindre et à manquer complètement le message. Un autre problème peut être que l’expéditeur parle trop vite pour que le destinataire puisse capter l’information nouvelle et peu familière qu’il exprime.
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