Pour être contrôleur de documents (responsable du traitement des documents d’une entreprise au niveau d’un projet ou d’une organisation), vous devez vous préoccuper de la sécurité, de la disponibilité et de l’exactitude des documents de l’entreprise. Cela comprend les informations classifiées et non classifiées.
Faites une auto-évaluation. Posez-vous des questions importantes : Aimez-vous les détails ? Pouvez-vous effectuer plusieurs tâches à la fois ? Pouvez-vous donner la priorité au travail ? Pouvez-vous apprendre rapidement les procédures de l’entreprise ? Pouvez-vous suivre les politiques de numérotation des documents ? Connaissez-vous plusieurs types de documents, y compris les spécifications, les rapports, les plans, les procédures et les manuels ? Pouvez-vous gérer les audits à l’aide de listes de contrôle de l’assurance qualité ? Pouvez-vous interpréter des systèmes informatisés de révision de documents ? Pouvez-vous suivre l’état des documents ?
Si vous avez répondu » oui » à au moins huit des questions ci-dessus, une carrière dans le contrôle des documents pourrait vous convenir. Utilisez les sites de recherche d’emploi sur Internet pour trouver des occasions d’emploi pour les contrôleurs de documents de votre région. Examinez les qualifications requises et déterminez les compétences dont vous avez besoin avant de postuler.
Devenir compétent dans le domaine des logiciels de bureautique. La plupart des tâches de contrôleurs de documents nécessitent l’utilisation des produits Microsoft Office et Adobe. Utilisez les aides à l’emploi et les exemples sur les sites Web de ces entreprises pour apprendre et utiliser ces applications. Les vidéos de formation fournissent une introduction aux outils et à la façon de les utiliser. Il y a plus de 150 cours que vous pouvez suivre, avec des exercices que vous faites à votre propre rythme. Vous pouvez également télécharger des versions d’essai pour vous entraîner.
Devenez certifié. Selon l’industrie, il se peut que vous ayez besoin d’expertise en matière de normes de l’Organisation internationale de normalisation ou d’autres règlements pertinents pour l’entreprise dans laquelle vous cherchez un emploi, comme la Food and Drug Administration pour l’industrie pharmaceutique commerciale. Ces organisations fournissent de vastes dépôts de connaissances sur leurs sites Web. Faites vos devoirs en faisant des recherches sur ces normes.
Certains postes exigent une expérience de la planification des besoins en matériel (systèmes logiciels de planification de la production et de contrôle des stocks utilisés dans le secteur manufacturier) et des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (outils utilisés dans le contrôle des modifications techniques). Utilisez le site Web de l’Association for Operations Management pour obtenir des détails sur l’obtention de la certification en gestion de la production et des stocks.
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