La création d’une liste de diffusion dans Microsoft Office Outlook vous aide à rester en contact avec les contacts clés en une seule fois, de sorte que vous n’avez pas à entrer l’adresse électronique ou le nom de chaque personne lorsque vous envoyez un courriel de groupe. Utilisez la fonction Groupe de contacts dans Outlook pour créer une liste de diffusion contenant les personnes que vous contactez régulièrement.
Cliquez sur l’onglet « Accueil » dans la barre de menu d’Outlook. Sélectionnez le bouton « Nouveau groupe de contacts » dans la section « Nouveau » du groupe d’outils Contacts.
Entrez un nom mémorable pour la nouvelle liste de diffusion dans le champ « Nom ». Cliquez sur le bouton « Ajouter des membres » dans la section « Membres » sous l’onglet Groupe de contacts. Vous pouvez maintenant choisir d’ajouter des contacts à votre liste de diffusion à partir de plusieurs sources.
Sélectionnez « Contacts Outlook » pour ajouter quelqu’un dans votre fichier de contacts Outlook, choisissez « Du carnet d’adresses » pour ajouter un contact dans le carnet d’adresses Windows, ou sélectionnez « Nouveau contact e-mail » pour ajouter une nouvelle adresse e-mail que vous n’avez pas stockée auparavant. Si vous sélectionnez cette option, Outlook vous invite à entrer le nom et l’adresse électronique du contact dans la fenêtre contextuelle Ajouter un nouveau membre. Si vous avez choisi d’ajouter un contact à partir du fichier de contacts Outlook ou du carnet d’adresses Windows, suivez plutôt les étapes suivantes.
Cliquez sur le carnet d’adresses qui inclut les contacts que vous voulez inclure dans la liste déroulante « Carnet d’adresses ». Vous pouvez choisir parmi plusieurs carnets d’adresses, en fonction de vos paramètres et de vos préférences. Cliquez pour sélectionner chaque nom que vous voulez inclure dans la liste des noms dans le carnet d’adresses, puis cliquez sur le bouton « Membres ». Répétez cette étape pour chaque carnet d’adresses que vous voulez utiliser.
Cliquez sur le bouton « OK » pour enregistrer la liste de diffusion des groupes de contacts. Vous pouvez maintenant envoyer un courriel à la liste en entrant son nom dans le champ destinataire du courriel ou en le sélectionnant dans le dossier des contacts d’Outlook.
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