Lorsque vous exploitez une entreprise ou que vous équilibrez votre budget personnel, l’une des tâches les plus longues et les plus fastidieuses que vous aurez à accomplir est de comptabiliser vos revenus et vos dépenses. Ces renseignements doivent être recueillis à des fins d’analyse, mais aussi pour des raisons fiscales s’il s’agit d’une entreprise. Beaucoup de gens choisissent d’embaucher des comptables pour s’occuper de ces tâches, mais si vous souhaitez créer vos propres feuilles de calcul des dépenses et des revenus pour suivre vos activités professionnelles et domestiques, Excel vous permet d’entrer facilement de nouvelles informations et d’effectuer des calculs.
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Excel. Double-cliquez sur l’onglet en bas de votre feuille de calcul vierge, qui est probablement nommée « Feuille 1 » par défaut. Nommez cette première feuille de travail « Revenu », puis cliquez sur l’onglet à côté et renommez la deuxième feuille de travail « Dépenses ».
Inscrivez les colonnes supérieures de votre feuille de calcul du revenu comme suit : Date dans A1, Description (identifiez la transaction, par exemple le paiement de 10 widgets) dans B1, Payeur (la partie qui a envoyé le paiement) dans C1, montant dans D1, Numéro de facture (le cas échéant) dans E1, Formulaire de paiement (chèque, argent comptant, carte de crédit) dans F1, et Total (où vous conserverez un total courant de votre revenu) dans G1. Vous pouvez nommer les colonnes de la même façon pour votre feuille de calcul des dépenses, à l’exception de la colonne « Numéro de facture » et changer « Payeur » en « Bénéficiaire », et renommer « Formulaire de paiement » en « Paid From » afin que vous puissiez suivre la façon dont la dépense a été payée. Vous garderez un total courant de vos dépenses en G1.
Entrez votre première entrée sous la feuille de calcul « Revenus » ou « Dépenses ». Votre revenu pourrait être un chèque que vous avez reçu sur une facture ou de l’argent comptant reçu d’un client à votre magasin. Une entrée de dépenses peut être un achat d’un magasin de fournitures, un paiement de publicité ou un paiement de location. Il est très important d’inclure la date complète, y compris le mois, le jour et l’année sous la colonne de la date pour les deux feuilles. Vous devrez peut-être faire le suivi des revenus et des dépenses par trimestre, et vous aurez certainement besoin de connaître l’année au cours de laquelle le revenu a été reçu.
Appuyez sur « Enter » pour commencer la deuxième entrée. Lorsque vous avez terminé de remplir l’information sur cette deuxième ligne, entrez la formule suivante dans la dernière colonne, qui devrait être la cellule G2 : « =(G1+D1) » moins les guillemets. C’est le cas pour les feuilles de calcul des revenus et des dépenses.
Sélectionnez la cellule G2 et appuyez sur « CTRL+C » pour la copier. Sélectionnez ensuite toute la colonne G en cliquant sur la lettre « G » en haut de votre feuille de travail. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne et sélectionnez « Coller spécial ». Choisissez la case qui dit « Coller les formules » puis « OK » Cette formule calcule automatiquement le total courant pour chaque entrée de revenus ou de dépenses que vous faites dans les deux feuilles.
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