L’expression » autres tâches telles qu’elles sont assignées « , qui figure dans de nombreuses descriptions de poste, s’applique peut-être le mieux au rôle d’adjointe administrative ou de secrétaire. Les tâches ponctuelles, ou d’autres tâches assignées, sont celles qui sont spécifiques à une situation, à un événement ou à une période donnée. Ils ne font généralement pas partie de vos tâches quotidiennes en tant qu’assistant administratif, mais peuvent occuper une bonne partie de votre journée de travail pendant certaines périodes de temps.
Événements spéciaux
Lorsque votre organisation ou votre entreprise organise une réunion ou une conférence spéciale, de nombreuses questions logistiques vous incomberont probablement en tant que coordinateur administratif. Les tâches peuvent comprendre la tenue à jour des listes d’inscription, le traitement des frais d’inscription et la création de badges nominatifs. Il se peut aussi qu’on vous demande d’être disponible sur place le jour de l’événement afin d’assurer le bon déroulement de la journée. Tout, qu’il s’agisse de s’assurer que l’équipement audiovisuel de l’événement fonctionne correctement ou de confirmer les demandes de repas, pourrait faire partie de votre poste.
Documents spéciaux
La création de rapports et d’autres correspondances communes sont probablement déjà des tâches associées à votre emploi. Cependant, il se peut qu’on vous demande parfois de créer des documents spéciaux, comme une feuille de calcul spécifique à un projet ou une lettre aux donateurs pendant les vacances si vous travaillez dans une organisation à but non lucratif. Ces documents ne vous sont peut-être pas familiers, mais vous pouvez trouver des exemples de la plupart des documents commerciaux courants et de la correspondance en ligne comme guide.
Assistance spéciale
Le rôle d’une adjointe administrative consiste principalement à aider votre superviseur à faire son travail avec plus d’efficacité et d’efficience. Cela signifie que, parfois, votre patron peut vous demander de l’aide spéciale pour des projets ou des questions personnelles. Aider à planifier les voyages, répondre aux demandes de renseignements pendant l’absence de votre patron et aider votre patron à mettre à jour les logiciels ou d’autres technologies sont toutes des tâches qu’elle peut vous assigner. Souvent, ces tâches ne sont pas décrites dans une description de poste, car elles surviennent dans des circonstances particulières.
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