Les buts sont une construction théorique – un énoncé de mission – de ce que vous voulez atteindre, tandis que les objectifs sont de petites pièces de petite taille qui peuvent être mesurées pour voir si vous vous rapprochez de votre cible. Lorsque vous établissez les buts et les objectifs du secrétariat, soyez imperturbable dans la poursuite du but, mais flexible avec les objectifs qui l’appuient. L’établissement de buts et d’objectifs de secrétariat est essentiel pour mesurer le rendement au travail et évaluer les promotions ou les augmentations salariales. Sans attentes clairement établies, il est impossible d’évaluer correctement les forces et les faiblesses d’un secrétaire. L’identification des buts du secrétariat et des objectifs à l’appui exige une planification adéquate.
Fixer une date pour une réunion de buts et d’objectifs avec le secrétaire. L’approche formelle de l’exercice crée un sentiment d’importance plutôt que d’en discuter à la fontaine d’eau. Utiliser une approche ouverte qui encourage la clarification de la façon dont la secrétaire voit exactement les buts et objectifs de son travail et comment ils sont perçus du point de vue de la direction.
Identifier chaque but du secrétariat – par exemple, » Être un membre efficace de l’équipe du bureau qui nécessite peu de supervision directe » – et déterminer ensuite les objectifs en fonction desquels le but final sera mesuré – par exemple, » Toute la correspondance sera classée rapidement « . Travailler en va-et-vient entre les deux pour s’assurer qu’ils s’engrènent l’un avec l’autre.
Utilisez la méthode SMART pour vous aider à identifier vos buts et objectifs : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, réalistes et opportuns.
Consigner les buts et objectifs du secrétariat. Déterminez la date à laquelle les buts et les objectifs seront examinés et indiquez qui fera l’évaluation. Donnez à la secrétaire une copie des buts et objectifs convenus, et mettez une copie dans son dossier pour référence future.
Examiner et réviser les buts et objectifs du secrétariat au besoin. Il est essentiel que les buts et objectifs du secrétariat reflètent les responsabilités actuelles dans le but de s’améliorer à l’avenir.
Surveiller les buts et objectifs du secrétariat. Plutôt que d’attendre l’examen annuel du rendement, gardez un œil sur la façon dont la secrétaire travaille à l’atteinte de ses buts et objectifs et planifiez des mini-examens tous les mois pour ne pas dévier de la cible.
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