Le courrier électronique peut être un moyen difficile de communiquer avec quelqu’un parce que vous ne pouvez pas voir la personne qui vous parle ou entendre le ton de sa voix. Par conséquent, les choses peuvent être prises hors contexte. Lorsque vous tentez de résoudre un problème ou de dissiper un malentendu au sujet du courriel, il est important d’être articulé et d’utiliser des mots forts et appropriés pour exprimer vos pensées. Il est facile de confondre sarcasme et grossièreté sur Internet, alors relisez votre e-mail avant de l’envoyer au destinataire.
Commencez votre e-mail par des excuses. Excusez-vous d’avoir peut-être réagi de façon excessive ou de ne pas partager le message clairement. Montrez que vous voulez faire un effort pour corriger la mauvaise communication avant que les choses soient au-delà du point de fixation.
Utilisez un langage clair et précis pour expliquer votre point de départ. Évitez d’utiliser l’humour ou la sympathie ; expliquez directement ce que vous vouliez dire à l’origine. L’utilisation d’un langage fleuri peut être source de confusion et de malentendus. Dans une telle situation, il est important de prendre la responsabilité et d’offrir à l’autre personne la possibilité d’assumer une part de responsabilité dans le malentendu, mais de le faire d’une manière qui ne pointe pas du doigt.
Demandez au destinataire s’il souhaite aborder tout problème que vous n’avez pas vu dans le malentendu. Peut-être qu’ils peuvent expliquer ce qu’ils ont mal interprété, pourquoi ils ont ressenti cela, et vous pouvez alors utiliser cette information pour éviter de blesser les sentiments ou la confusion dans l’avenir.
Proposez un moyen pour vous deux de résoudre le problème, en suggérant peut-être de parler de la question au téléphone ou en personne autour d’un café.
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