Les lettres d’autorisation accordent à une personne le privilège ou la capacité d’entreprendre une tâche ou d’accéder à des biens appartenant à une autre personne. Ce type de lettre est souvent utilisé pour obtenir les dossiers médicaux et les dossiers des employés. La lettre d’autorisation est l’autorité légale qui donne à un individu l’accès à ces ressources et définit les privilèges et paramètres accordés à cette personne. Vous pouvez faire une simple lettre d’autorisation. Une fois votre lettre d’autorisation remplie, faites-vous accompagner d’un témoin et d’un notaire pour signer et vérifier qu’aucune des parties n’est sous la contrainte.
Déterminez le type de lettre d’autorisation désiré. La lettre a-t-elle pour but de donner à une autre personne le pouvoir d’agir à titre temporaire pendant qu’une personne est malade ? Peut-être que l’autorisation est donnée pour permettre l’accès à de nombreux fichiers et autres ressources de l’entreprise.
Sécuriser l’adresse et le nom de la personne qui reçoit la lettre d’autorisation. Seule la personne nommée dans le texte de la lettre a la permission de mettre en œuvre les dispositions énoncées.
Écrivez le premier paragraphe dans le corps de la lettre. Rédigez une description générale des types de capacités ou de ressources accordées dans la lettre d’autorisation. Utilisez une liste à puces pour garder l’information organisée et simple à comprendre. Inclure une phrase qui permet de prolonger les privilèges au besoin.
Ecrivez les deux paragraphes suivants de votre lettre d’autorisation. Préciser la portée ou la portée de l’autorisation accordée. Inclure toute autorisation auxiliaire qui peut ne pas être liée ou apparente à l’objectif principal au moment de la rédaction de la lettre. Par exemple, une lettre d’autorisation peut permettre à quelqu’un d’extraire des dossiers médicaux supplémentaires si l’émetteur reçoit un diagnostic de nouvelle condition médicale.
Rédigez le dernier paragraphe de la lettre d’autorisation. Spécifiez la plage de dates pour la période d’autorisation. Si la période d’autorisation est indéterminée, n’inclure qu’une date de début et une déclaration selon laquelle la lettre reste en vigueur jusqu’à nouvel ordre.
Clôturez la lettre en indiquant la position ou la relation que le concédant détient et qui permet qu’une telle autorisation soit donnée à une autre personne. Cela peut être aussi simple que d’inclure un titre de poste tel que président/PDG ou un statut relationnel tel que mère/sœur. Cela prouve que la lettre accorde effectivement des privilèges et des droits au destinataire.
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