Quels sont les avantages des systèmes comptables informatisés ?

L’exécution de la comptabilité d’entreprise sur les livres papier est un processus extrêmement compliqué. Les comptables d’entreprise doivent suivre une infinité de détails comme le budget d’exploitation, les comptes créditeurs et débiteurs, les taxes et autres dépenses et la conformité aux règlements gouvernementaux, pour n’en nommer que quelques-uns. Même dans une petite entreprise, la comptabilité manuelle peut rapidement submerger une personne et le personnel comptable à temps plein n’est pas bon marché. Pour des raisons de simplicité, de réduction des coûts et de tranquillité d’esprit, envisagez de passer à un système comptable informatisé.

Limiter l’erreur humaine

Le plus grand avantage des logiciels de comptabilité pour les entreprises est que la plupart des logiciels disponibles ont un système automatisé qui vérifie les erreurs mathématiques. Les erreurs de comptabilité peuvent facilement se produire lorsqu’elles sont faites à la main. Lorsque des erreurs se produisent, ils peuvent créer des réactions en chaîne qui coûtent à une entreprise des sommes d’argent et du temps incalculables, car ils doivent déterminer comment l’erreur s’est produite, quels autres secteurs des finances de l’entreprise sont touchés et comment prévenir des erreurs similaires à l’avenir. Avoir un système entièrement automatisé réduit la possibilité d’erreurs humaines.

Génération automatisée de rapports

Les logiciels de comptabilité ont la capacité de générer des rapports à la demande – quelque chose qui pourrait prendre des heures ou des jours à une équipe d’humains. Ces rapports peuvent être personnalisés en fonction des dépenses de l’entreprise, comme le loyer, les opérations quotidiennes, les salaires et le marketing. De plus, lorsqu’elle est utilisée correctement, cette fonction peut aider l’entreprise dans ses besoins en matière de budgétisation, en indiquant aux cadres dans un format rapide et facile à utiliser exactement où va leur argent. Les rapports permettent aux cadres supérieurs de prendre des décisions éclairées, et le fait d’y avoir accès instantanément ne peut que rendre le succès plus probable.

Sécurité des données

Pour la tenue des dossiers et le respect de la loi, les entreprises doivent souvent conserver des dossiers financiers pendant des années. Il est extrêmement difficile de conserver des copies de documents papier dans plusieurs endroits, et un incident catastrophique qui entraîne la destruction de documents papier peut endommager une entreprise de bien des façons. Avec une solution comptable informatisée, les fichiers et les informations financières importantes peuvent être stockés en ligne ou sur des cartouches de données hors site – ou les deux – donnant à une entreprise le niveau de redondance dont elle a besoin pour se remettre d’une catastrophe et assurant le respect de toutes les lois applicables en matière de conservation des données.

Coût inférieur

La comptabilité peut devenir coûteuse pour les entreprises, car le niveau de travail peut obliger les entreprises à embaucher un service de comptabilité à contrat ou à embaucher plusieurs employés à temps plein. Les logiciels de comptabilité éliminent une grande partie du travail manuel, ce qui peut vous permettre de réduire votre personnel à temps plein et de diminuer vos coûts. En effet, étant donné que tant de tâches peuvent être automatisées, un comptable à temps plein peut ne pas être nécessaire du tout.