Les conseils et les comités consignent le procès-verbal d’une réunion afin de fournir un compte rendu des discussions et des décisions prises. Dans les cas où les participants à la réunion constituent un organe directeur, tel qu’un conseil d’administration, les procès-verbaux des réunions deviennent des documents juridiques et peuvent être examinés par un certain nombre d’entités. Il est donc important de modifier le procès-verbal de façon organisée et claire afin d’éviter toute confusion ou malentendu.
Après chaque réunion, le secrétaire dactylographie ses notes dans le format désigné pour le procès-verbal.
Le secrétaire examine le procès-verbal, le compare aux notes et apporte les modifications nécessaires.
Le secrétaire soumet le procès-verbal au président du comité, qui peut également faire des ajustements.
Lors de la réunion suivante, le secrétaire lit le procès-verbal devant le comité.
Si les membres du comité ont des changements, ils proposent de modifier le procès-verbal.
La motion est appuyée par un autre membre du comité, et le comité discute du changement.
Le secrétaire enregistre l’accord du comité sur les nouvelles informations dans le procès-verbal de la réunion en cours, tel qu’approuvé avec des amendements. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer les changements spécifiques.
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